मीटिंग नोट्स और टास्क, मीटिंग ख़त्म होने से पहले

बाद में लिखे नोट्स चीज़ें क्यों खो देते हैं

याद चर्चा को पकड़ लेती है और नतीजा खो देती है। आपको याद रहता है कि बजट पर देर तक बात हुई, पर यह नहीं कि किस आँकड़े पर बात ठहरी; याद रहता है कि किसने आपत्ति की, पर यह नहीं कि आगे की कार्रवाई किसने ली।

ट्रांसक्रिप्ट पहली समस्या हल करता है, क्योंकि कही गई कोई बात नहीं खोती। दूसरी समस्या वह अकेले हल नहीं करता: एक घंटे का ट्रांसक्रिप्ट यह सूची नहीं है कि कौन क्या कब तक करेगा। यही सूची मीटिंग के दौरान बनाने लायक़ है।

जब तक पूछ सकते हैं, पूछिए

असिस्टेंट लाइव सुन रहा है, इसलिए मीटिंग चलते हुए आप उससे मीटिंग के बारे में पूछ सकते हैं। आख़िर के क़रीब पूछिए कि क्या तय हुआ और क्या बाक़ी है, और जवाब ज़ोर से पढ़िए। अगर वह ग़लत है, तो कमरे में कोई तुरंत सुधार देगा — ठीक उसी पल जब सुधार सबसे सस्ता है।

यहाँ टेम्पलेट मदद करते हैं। “निर्णय बैठक”, “स्प्रिंट योजना”, “दैनिक स्टैंडअप” और “1:1” हर एक इस निर्देश से शुरू होता है कि किस पर ध्यान देना है, इसलिए असिस्टेंट गपशप का सारांश बनाने के बजाय फ़ैसले और ज़िम्मेदार लोग खोजता है।

उस पल को टास्क बनाइए

काम के पल टास्क बन जाते हैं। टास्क में स्टेटस और प्राथमिकता, तारीख़, टिप्पणियाँ और जोड़े गए सबूत होते हैं: टास्क पर लगा स्क्रीनशॉट या वीडियो यह भी सँभालकर रखता है कि वह टास्क क्यों बना।

• स्टेटस और प्राथमिकता, ताकि ज़रूरी और रुक सकने वाले काम अलग हों।
• तारीख़, ताकि टास्क की समय-सीमा हो, सिर्फ़ अच्छा इरादा नहीं।
• टिप्पणियाँ, उस ब्योरे के लिए जो शीर्षक में नहीं समाया।
• सबूत — स्लाइड का स्क्रीनशॉट, व्हाइटबोर्ड की फ़ोटो — वहाँ जहाँ उसकी ज़रूरत होगी।

अगली मीटिंग पहले से तय है

सेशन को रिमाइंडर के साथ शेड्यूल किया जा सकता है। अगर मीटिंग “अगले हफ़्ते फिर देखेंगे” पर ख़त्म हो, तो कमरे से निकलने से पहले उसी प्रोजेक्ट में सेशन शेड्यूल कर दीजिए। अगले हफ़्ते का ट्रांसक्रिप्ट इसके बगल में होगा, और बाक़ी बातें साथ चलेंगी।

Mac पर सेशन और टास्क के बगल में नोट्स भी हैं, उन विचारों के लिए जो अभी टास्क नहीं बने।

सब कुछ डिवाइस पर रहता है

टास्क, नोट्स, शेड्यूल, ट्रांसक्रिप्ट और अटैचमेंट आपके डिवाइस पर सेव होते हैं, बिना क्लाउड सिंक के। गोपनीय मीटिंग के लिए इसका मतलब है दुनिया में एक कॉपी कम। अगर आपको दूसरे डिवाइस पर टास्क चाहिए, तो यह एक समझौता है जिसे भरोसा करने से पहले जानना चाहिए।