Kokousmuistiinpanot ja tehtävät jo kokouksen aikana
Useimmat kokoukset päättyvät sopimukseen, että joku kirjoittaa yhteenvedon. Yhteenveto tulee kahden päivän päästä, ja tärkein päätös puuttuu. Ratkaisu ei ole parempi sihteeri, vaan päätösten kirjaaminen silloin, kun niiden tekijät ovat vielä paikalla vahvistamassa niitä.
Miksi jälkikäteen kirjoitettu muistio hukkaa asioita
Muisti säilyttää keskustelun ja hukkaa johtopäätöksen. Muistat, että budjetista puhuttiin pitkään, mutta et sitä, mihin lukuun päädyttiin; muistat, kuka vastusti, mutta et sitä, kuka otti jatkotoimet hoitaakseen.
Litterointi ratkaisee ensimmäisen ongelman, koska mitään sanottua ei katoa. Toista se ei ratkaise yksin: tunnin litterointi ei ole lista siitä, kuka tekee mitä ja mihin mennessä. Juuri se lista kannattaa tehdä kokouksen aikana.
Kysy, kun vielä voit
Koska avustaja kuuntelee reaaliajassa, voit kysyä siltä kokouksesta sen aikana. Kysy loppupuolella, mitä on päätetty ja mikä on vielä auki, ja lue vastaus ääneen. Jos se on väärin, joku huoneessa korjaa sen heti — juuri silloin, kun korjaaminen maksaa vähiten.
Istuntomallit auttavat tässä. Päätöskokous, Sprintin suunnittelu, Päiväpalaveri ja 1:1 alkavat kukin ohjeilla siitä, mitä seurata, joten avustaja etsii päätöksiä ja vastuuhenkilöitä eikä tiivistä jutustelua.
Tee hetkestä tehtävä
Hyödyllisistä hetkistä tulee tehtäviä. Tehtävällä on tila ja prioriteetti, päivämäärä, kommentit ja liitetyt todisteet: tehtävään liitetty kuvakaappaus tai video säilyttää myös syyn, miksi tehtävä on olemassa.
- Tila ja prioriteetti, jotta kiireellinen erottuu siitä, mikä voi odottaa.
- Päivämäärä, jotta tehtävällä on määräaika eikä pelkkä hyvä aikomus.
- Kommentit yksityiskohdalle, joka ei mahtunut otsikkoon.
- Todisteet — kuvakaappaus diasta, kuva valkotaulusta — siellä, missä niitä tarvitaan.
Seuraava kokous on jo ajastettu
Istuntoja voi ajastaa muistutuksin. Jos kokous päättyy sanoihin ”katsotaan tätä uudestaan ensi viikolla”, ajasta istunto samaan projektiin ennen kuin lähdet huoneesta. Ensi viikon litterointi asettuu tämän viereen, ja avoimet asiat kulkevat mukana.
Macilla istuntojen ja tehtävien vieressä on muistiinpanoja ajatuksille, jotka eivät vielä ole tehtäviä.
Kaikki jää laitteelle
Tehtävät, muistiinpanot, ajastukset, litteroinnit ja liitteet tallennetaan laitteellesi ilman pilvisynkronointia. Luottamuksellisessa kokouksessa se tarkoittaa yhtä kopiota vähemmän maailmassa. Jos tarvitset tehtäviä toisella laitteella, se on kompromissi, joka kannattaa tietää ennen kuin luotat siihen.
Kirjoittaako se tehtävät automaattisesti?
Istunnon aikana voit kysyä avustajalta, mitä päätettiin ja kuka tekee mitä; hyödylliset hetket muutat tehtäviksi, joilla on tila, prioriteetti, päivämäärä ja todisteet.
Voinko jakaa tehtäviä tiimini kanssa?
Tehtävät tallennetaan laitteellesi ilman pilvisynkronointia. Liitä todisteet ja jaa tarvittava sieltä.
Mitä istuntomallia minun kannattaa käyttää?
Päätöskokous päätöksiin, Sprintin suunnittelu tai Päiväpalaveri kehitystiimeille, 1:1 kahden hengen keskusteluun. Kunkin ohjeita voi muokata istuntoa varten.
