會議記錄和待辦事項，開會時就整理好

為什麼事後寫的會議記錄會漏東西

記憶留住了討論，卻丟了結論。你記得大家討論了很久預算，卻不記得最後定在哪個數字；你記得誰提出反對，卻不記得誰負責後續追蹤。

逐字稿解決了第一個問題，因為說過的話一句都不會丟。第二個問題它單獨解決不了：一小時的逐字稿並不是一份「誰在什麼時候之前做什麼」的清單。這份清單才值得在會議中完成。

趁還能問的時候問

因為助理在即時收聽，你可以在會議進行中就這場會議向它提問。接近尾聲時，問它做了哪些決定、還有哪些懸而未決，然後把答案念出來。如果不對，在場的人會馬上更正——那正是更正成本最低的時刻。

範本在這裡很有幫助。決策會議、衝刺計劃、每日站立會議和 1:1 都以「該注意什麼」的指示開頭，所以助理會去找決定和負責人，而不是摘要閒聊。

把那一刻變成任務

有用的時刻會變成任務。任務有狀態和優先順序、日期和留言，還可以附上佐證：附在任務上的截圖或影片，也保存了它存在的理由。

• 狀態和優先順序，把急迫的和可以等的分開。
• 日期，讓任務有期限，而不只是一番好意。
• 留言，寫下標題放不下的細節。
• 佐證——投影片截圖、白板照片——放在需要它的地方。

下一場會議已經排好

工作階段可以排程並附帶提醒。如果會議以「下週再看」結束，就在離開會議室前於同一個專案裡排好工作階段。下週的逐字稿會排在這次旁邊，未決事項也會一併延續。

在 Mac 上，工作階段和任務旁邊還有筆記，用來記下還沒成為任務的想法。

一切都留在裝置上

任務、筆記、排程、逐字稿和附件都儲存在你的裝置上，沒有雲端同步。對機密會議來說，這代表世界上少了一份副本。如果你需要在另一台裝置上查看任務，這是在依賴它之前應該了解的取捨。