Møtenotater og oppgaver mens møtet pågår
De fleste møter slutter med at noen skal skrive et referat. Referatet kommer to dager senere, og den viktigste beslutningen mangler. Løsningen er ikke en bedre referent: det gjelder å fange beslutningene mens de som tok dem fortsatt er der og kan bekrefte dem.
Hvorfor notater i etterkant mister ting
Hukommelsen tar vare på diskusjonen og mister konklusjonen. Du husker at dere snakket lenge om budsjettet, men ikke hvilket tall dere landet på; du husker hvem som protesterte, men ikke hvem som tok oppfølgingen.
En transkripsjon løser det første problemet, for ingenting av det som ble sagt, går tapt. Det andre løser den ikke alene: en time med transkripsjon er ikke en liste over hvem som gjør hva og innen når. Den listen er verdt å lage underveis i møtet.
Spør mens du fortsatt kan
Fordi assistenten lytter direkte, kan du spørre den om møtet mens det pågår. Spør mot slutten hva som er bestemt og hva som står åpent, og les svaret høyt. Er det feil, retter noen i rommet det med en gang — akkurat når en retting koster minst.
Her hjelper malene. Beslutningsmøte, Sprintplanlegging, Daglig standup og 1:1 begynner alle med instruksjoner om hva som skal følges med på, så assistenten ser etter beslutninger og ansvarlige i stedet for å oppsummere småpraten.
Gjør øyeblikket til en oppgave
Nyttige øyeblikk blir oppgaver. En oppgave har status og prioritet, en dato, kommentarer og vedlagt dokumentasjon: et skjermbilde eller en video på en oppgave tar også vare på hvorfor den finnes.
- Status og prioritet, for å skille det som haster fra det som kan vente.
- En dato, så oppgaven har en frist og ikke bare en god intensjon.
- Kommentarer, for detaljen som ikke fikk plass i tittelen.
- Dokumentasjon — et skjermbilde av lysbildet, et bilde av tavla — der det trengs.
Neste møte er allerede satt opp
Økter kan planlegges med påminnelser. Hvis et møte slutter med «vi ser på det igjen neste uke», planlegg økten i samme prosjekt før du forlater rommet. Neste ukes transkripsjon havner ved siden av denne, og de åpne punktene blir med.
På Mac ligger notater ved siden av økter og oppgaver, for tanker som ennå ikke er en oppgave.
Alt blir på enheten
Oppgaver, notater, planer, transkripsjoner og vedlegg lagres på enheten din, uten skysynkronisering. For et fortrolig møte betyr det én kopi mindre i verden. Trenger du oppgavene på en annen enhet, er det en avveining du bør kjenne til før du stoler på det.
Skriver den oppgavene automatisk?
Under økten kan du spørre assistenten hva som ble bestemt og hvem som gjør hva; nyttige øyeblikk gjør du om til oppgaver med status, prioritet, dato og dokumentasjon.
Kan jeg dele oppgaver med teamet mitt?
Oppgaver lagres på enheten din, uten skysynkronisering. Legg ved dokumentasjon og del det som trengs derfra.
Hvilken mal bør jeg bruke?
Beslutningsmøte for beslutninger, Sprintplanlegging eller Daglig standup for utviklingsteam, 1:1 for en samtale mellom to. Instruksjonene i hver mal kan tilpasses økten du er i.
