Prise de notes en réunion : décisions et tâches en direct
La plupart des réunions se terminent sur la promesse que quelqu'un rédigera un résumé. Le résumé arrive deux jours plus tard, sans la décision la plus importante. La solution n'est pas un meilleur secrétaire : c'est de capter les décisions tant que ceux qui les ont prises sont là pour les confirmer.
Pourquoi les comptes rendus après coup perdent des choses
La mémoire garde la discussion et perd la conclusion. On se souvient qu'on a longuement parlé du budget, mais pas du chiffre retenu ; on se souvient de qui a objecté, mais pas de qui s'est chargé du suivi.
Une transcription règle le premier problème, puisque rien de ce qui a été dit n'est perdu. Elle ne règle pas le second à elle seule : une heure de transcription n'est pas une liste de qui fait quoi et pour quand. C'est cette liste qui vaut la peine d'être faite pendant la réunion.
Demander tant qu'on peut encore demander
Comme l'assistant écoute en direct, vous pouvez l'interroger sur la réunion pendant qu'elle a lieu. Vers la fin, demandez-lui ce qui a été décidé et ce qui reste ouvert, et lisez la réponse à voix haute. Si elle est fausse, quelqu'un dans la salle la corrige aussitôt — le moment exact où une correction coûte le moins.
Les modèles aident ici. Réunion de décision, Planification des sprints, Standup quotidien et 1:1 commencent chacun par des instructions sur ce qu'il faut surveiller, si bien que l'assistant cherche des décisions et des responsables au lieu de résumer la conversation.
Faire du moment une tâche
Les moments utiles deviennent des tâches. Une tâche a un statut et une priorité, une date, des commentaires et des preuves jointes : une capture d'écran ou une vidéo attachée à une tâche garde aussi la raison de son existence.
- Statut et priorité, pour trier l'urgent de ce qui peut attendre.
- Une date, pour que la tâche ait une échéance et pas seulement une bonne intention.
- Des commentaires, pour le détail qui ne tenait pas dans le titre.
- Des preuves — une capture de la diapo, une photo du tableau blanc — là où on en aura besoin.
La prochaine réunion est déjà planifiée
Les sessions se planifient avec des rappels. Si une réunion se termine par « on en reparle la semaine prochaine », planifiez la session dans le même projet avant de quitter la salle. La transcription de la semaine prochaine sera rangée à côté de celle-ci, et les points ouverts suivront.
Sur Mac, des notes cohabitent avec les sessions et les tâches, pour les idées qui ne sont pas encore une tâche.
Tout reste sur l'appareil
Tâches, notes, planning, transcriptions et pièces jointes sont enregistrés sur votre appareil, sans synchronisation cloud. Pour une réunion confidentielle, c'est une copie de moins dans le monde. Si vous avez besoin des tâches sur un autre appareil, c'est un compromis à connaître avant de compter dessus.
Est-ce qu'elle rédige les actions automatiquement ?
Pendant la session, vous pouvez demander à l'assistant ce qui a été décidé et qui fait quoi ; les moments utiles, vous les transformez en tâches avec statut, priorité, date et preuves.
Puis-je partager des tâches avec mon équipe ?
Les tâches sont enregistrées sur votre appareil, sans synchronisation cloud. Joignez des preuves et partagez à partir de là ce qui est nécessaire.
Quel modèle utiliser ?
Réunion de décision pour les décisions, Planification des sprints ou Standup quotidien pour les équipes techniques, 1:1 pour une conversation à deux. Chacun se modifie pour la session en cours.
