Mødenoter og opgaver, mens mødet stadig er i gang
De fleste møder slutter med en aftale om, at nogen skriver et referat. Referatet kommer to dage senere, og den vigtigste beslutning mangler. Løsningen er ikke en bedre referent: det handler om at fange beslutningerne, mens dem, der tog dem, stadig er der til at bekræfte dem.
Hvorfor noter bagefter mister ting
Hukommelsen husker diskussionen og glemmer konklusionen. Du husker, at I talte længe om budgettet, men ikke hvilket tal I landede på; du husker, hvem der protesterede, men ikke hvem der tog opfølgningen.
En transskription løser det første problem, for intet af det sagte går tabt. Det andet løser den ikke alene: en times transskription er ikke en liste over, hvem der gør hvad og hvornår. Den liste er værd at lave under mødet.
Spørg, mens du stadig kan
Fordi assistenten lytter live, kan du spørge den om mødet, mens det står på. Spørg mod slutningen, hvad der er besluttet, og hvad der stadig er åbent, og læs svaret højt. Er det forkert, retter nogen i lokalet det med det samme — præcis når en rettelse koster mindst.
Her hjælper skabelonerne. Beslutningsmøde, Sprintplanlægning, Daglig standup og 1:1 begynder alle med instruktioner om, hvad der skal holdes øje med, så assistenten leder efter beslutninger og ansvarlige i stedet for at opsummere smalltalk.
Gør øjeblikket til en opgave
Nyttige øjeblikke bliver til opgaver. En opgave har status og prioritet, en dato, kommentarer og vedhæftet dokumentation: et skærmbillede eller en video på en opgave gemmer også, hvorfor den findes.
- Status og prioritet, så det presserende skilles fra det, der kan vente.
- En dato, så opgaven har en frist og ikke kun en god hensigt.
- Kommentarer, til den detalje, der ikke kunne være i titlen.
- Dokumentation — et skærmbillede af sliden, et foto af whiteboardet — hvor der bliver brug for den.
Næste møde er allerede i kalenderen
Sessioner kan planlægges med påmindelser. Hvis et møde slutter med »vi ser på det igen i næste uge«, så planlæg sessionen i samme projekt, før du forlader lokalet. Næste uges transskription lander ved siden af denne, og de åbne punkter følger med.
På Mac ligger der noter ved siden af sessioner og opgaver, til tanker, der endnu ikke er en opgave.
Alt bliver på enheden
Opgaver, noter, planlægning, transskriptioner og vedhæftede filer gemmes på din enhed, uden cloud-synkronisering. Til et fortroligt møde betyder det én kopi mindre i verden. Har du brug for opgaverne på en anden enhed, er det en afvejning, du bør kende, før du regner med det.
Skriver den opgaverne automatisk?
Under sessionen kan du spørge assistenten, hvad der blev besluttet, og hvem der gør hvad; nyttige øjeblikke gør du til opgaver med status, prioritet, dato og dokumentation.
Kan jeg dele opgaver med mit team?
Opgaver gemmes på din enhed, uden cloud-synkronisering. Vedhæft dokumentation, og del det nødvendige derfra.
Hvilken skabelon skal jeg bruge?
Beslutningsmøde til beslutninger, Sprintplanlægning eller Daglig standup til udviklingsteams, 1:1 til en samtale mellem to. Instruktionerne i hver skabelon kan tilpasses til den session, du er i.
