Ghi chép cuộc họp và việc cần làm trước khi họp xong
Phần lớn cuộc họp kết thúc bằng thỏa thuận rằng ai đó sẽ viết bản tóm tắt. Bản tóm tắt đến sau hai ngày và thiếu mất quyết định quan trọng nhất. Giải pháp không phải là người ghi chép giỏi hơn, mà là nắm lấy quyết định khi những người đưa ra nó còn đó để xác nhận.
Vì sao biên bản viết sau hay bỏ sót
Trí nhớ giữ lại cuộc thảo luận và đánh mất kết luận. Bạn nhớ đã bàn rất lâu về ngân sách, nhưng không nhớ chốt ở con số nào; bạn nhớ ai phản đối, nhưng không nhớ ai nhận việc theo dõi tiếp.
Bản ghi giải quyết vấn đề thứ nhất, vì không lời nào bị mất. Vấn đề thứ hai thì tự nó không giải quyết được: một giờ bản ghi không phải là danh sách ai làm gì và trước khi nào. Chính danh sách đó mới đáng làm ngay trong cuộc họp.
Hãy hỏi khi còn hỏi được
Vì trợ lý nghe trực tiếp, bạn có thể hỏi nó về cuộc họp ngay khi cuộc họp đang diễn ra. Gần cuối, hãy hỏi đã quyết định những gì và còn điều gì bỏ ngỏ, rồi đọc to câu trả lời. Nếu sai, người trong phòng sẽ sửa ngay — đúng lúc việc sửa tốn ít công nhất.
Các mẫu hữu ích ở đây. Cuộc họp quyết định, Lập kế hoạch Sprint, Họp standup hằng ngày và 1:1 đều mở đầu bằng chỉ dẫn về điều cần chú ý, nên trợ lý tìm quyết định và người phụ trách thay vì tóm tắt chuyện phiếm.
Biến khoảnh khắc thành công việc
Khoảnh khắc hữu ích trở thành công việc. Mỗi công việc có trạng thái và mức ưu tiên, ngày, bình luận và bằng chứng đính kèm: ảnh chụp màn hình hay video gắn với công việc cũng giữ lại lý do nó tồn tại.
- Trạng thái và mức ưu tiên, để tách việc gấp khỏi việc có thể chờ.
- Ngày, để công việc có hạn chót chứ không chỉ là ý định tốt.
- Bình luận, cho chi tiết không vừa trong tiêu đề.
- Bằng chứng — ảnh chụp slide, ảnh bảng trắng — ở nơi sẽ cần đến.
Cuộc họp tới đã được lên lịch
Phiên có thể được lên lịch kèm lời nhắc. Nếu cuộc họp kết thúc bằng câu “tuần sau xem lại”, hãy lên lịch phiên trong cùng dự án trước khi rời phòng. Bản ghi tuần sau sẽ nằm cạnh bản ghi này, và các việc còn bỏ ngỏ được mang theo.
Trên Mac, có ghi chú đặt cạnh phiên và công việc, dành cho những ý chưa thành công việc.
Mọi thứ ở lại trên thiết bị
Công việc, ghi chú, lịch, bản ghi và tệp đính kèm được lưu trên thiết bị của bạn, không đồng bộ đám mây. Với cuộc họp kín, điều đó nghĩa là thế giới bớt đi một bản sao. Nếu bạn cần công việc trên thiết bị khác, đó là sự đánh đổi nên biết trước khi dựa vào.
Nó có tự viết việc cần làm không?
Trong phiên, bạn có thể hỏi trợ lý đã quyết định gì và ai phụ trách việc gì; các khoảnh khắc hữu ích bạn biến thành công việc có trạng thái, mức ưu tiên, ngày và bằng chứng.
Tôi có chia sẻ công việc với nhóm được không?
Công việc được lưu trên thiết bị của bạn, không đồng bộ đám mây. Hãy đính kèm bằng chứng và chia sẻ từ đó những gì cần.
Tôi nên dùng mẫu nào?
Cuộc họp quyết định cho các quyết định, Lập kế hoạch Sprint hoặc Họp standup hằng ngày cho nhóm kỹ thuật, 1:1 cho cuộc nói chuyện hai người. Mẫu nào cũng chỉnh sửa được cho phiên bạn đang dùng.
