Mötesanteckningar och uppgifter medan mötet pågår
De flesta möten slutar med att någon ska skriva en sammanfattning. Sammanfattningen kommer två dagar senare, och det viktigaste beslutet saknas. Lösningen är inte en bättre sekreterare: det gäller att fånga besluten medan de som fattade dem finns kvar och kan bekräfta dem.
Varför anteckningar i efterhand tappar saker
Minnet behåller diskussionen och tappar slutsatsen. Du minns att ni pratade länge om budgeten, men inte vilken siffra ni landade på; du minns vem som invände, men inte vem som tog på sig uppföljningen.
Ett transkript löser det första problemet, eftersom inget som sagts går förlorat. Det andra löser det inte på egen hand: en timme transkript är ingen lista över vem som gör vad och till när. Den listan är värd att göra under mötet.
Fråga medan det fortfarande går
Eftersom assistenten lyssnar live kan du fråga den om mötet medan det pågår. Fråga mot slutet vad som har beslutats och vad som är öppet, och läs upp svaret. Är det fel rättar någon i rummet det direkt — precis när en rättelse kostar minst.
Här hjälper mallarna. Beslutsmöte, Sprintplanering, Daglig standup och 1:1 börjar alla med instruktioner om vad som ska bevakas, så assistenten letar efter beslut och ansvariga i stället för att sammanfatta småpratet.
Gör ögonblicket till en uppgift
Användbara ögonblick blir uppgifter. En uppgift har status och prioritet, ett datum, kommentarer och bifogat underlag: en skärmbild eller video på en uppgift sparar också varför den finns.
- Status och prioritet, för att skilja det brådskande från det som kan vänta.
- Ett datum, så att uppgiften har en deadline och inte bara en god föresats.
- Kommentarer, för detaljen som inte fick plats i rubriken.
- Underlag — en skärmbild av bilden, ett foto av whiteboarden — där det behövs.
Nästa möte är redan inbokat
Sessioner kan schemaläggas med påminnelser. Om ett möte slutar med ”vi tittar på det igen nästa vecka”, schemalägg sessionen i samma projekt innan du lämnar rummet. Nästa veckas transkript hamnar bredvid det här, och de öppna punkterna följer med.
På Mac finns anteckningar bredvid sessioner och uppgifter, för tankar som ännu inte är en uppgift.
Allt stannar på enheten
Uppgifter, anteckningar, schema, transkript och bilagor sparas på din enhet, utan molnsynkronisering. För ett konfidentiellt möte betyder det en kopia mindre i världen. Behöver du uppgifterna på en annan enhet är det en avvägning värd att känna till innan du förlitar dig på det.
Skriver den uppgifterna automatiskt?
Under sessionen kan du fråga assistenten vad som beslutats och vem som gör vad; användbara ögonblick gör du till uppgifter med status, prioritet, datum och underlag.
Kan jag dela uppgifter med mitt team?
Uppgifter sparas på din enhet, utan molnsynkronisering. Bifoga underlag och dela det som behövs därifrån.
Vilken mall ska jag använda?
Beslutsmöte för beslut, Sprintplanering eller Daglig standup för utvecklingsteam, 1:1 för ett samtal mellan två. Instruktionerna i varje mall kan anpassas för sessionen du är i.
