会議メモとタスクは会議中に：決定事項を残す方法

あとから書く議事録が取りこぼす理由

記憶は議論を覚えて、結論を忘れます。予算について長く話したことは覚えていても、いくらに落ち着いたかは忘れます。誰が反対したかは覚えていても、誰がフォローアップを引き受けたかは忘れます。

一つめの問題は文字起こしが解決します。話されたことは何も失われないからです。二つめはそれだけでは解決しません。一時間分の文字起こしは、誰が何をいつまでにやるかのリストではありません。そのリストこそ、会議中に作る価値があるものです。

聞けるうちに聞く

アシスタントはリアルタイムに聞いているので、会議の最中にその会議について質問できます。終わり近くに、何が決まり、何が未決かを聞いてみてください。答えを声に出して読みます。間違っていれば、その場で部屋の誰かが直します。訂正がいちばん安くつくのは、まさにその瞬間です。

テンプレートがここで役立ちます。決定会議、スプリント計画、デイリースタンドアップ、1:1は、それぞれ何に注意すべきかを伝える指示から始まるので、アシスタントは雑談を要約するのではなく、決定事項と担当者を探します。

その瞬間をタスクに

役に立つ瞬間はタスクになります。タスクにはステータスと優先度、日付、コメントがあり、証拠を添付できます。タスクにスクリーンショットや動画を添えておけば、それが存在する理由も一緒に残ります。

• ステータスと優先度で、急ぐものと待てるものに並べ替えられます。
• 日付で、タスクは善意ではなく期限を持ちます。
• コメントには、タイトルに収まらなかった詳細を。
• 証拠——スライドのスクリーンショット、ホワイトボードの写真——を、必要になる場所に。

次の会議は、もう予約済み

セッションはリマインダーつきで予定を組めます。会議が「来週また見ましょう」で終わるなら、部屋を出る前に同じプロジェクトでセッションを予定しておきましょう。来週の文字起こしが今回の隣に並び、未決事項をそのまま引き継げます。

Mac では、まだタスクにならない考えのためのメモが、セッションやタスクと並んで使えます。

すべては端末に残る

タスク、メモ、予定、文字起こし、添付ファイルは端末に保存されます。クラウド同期はありません。機密の会議なら、世の中にある写しが一つ減るということです。別の端末でタスクが必要なら、頼る前に知っておくべきトレードオフです。