Notas de reunión y tareas pendientes, antes de que acabe
Casi todas las reuniones terminan con el acuerdo de que alguien escribirá un resumen. El resumen llega dos días después y le falta la decisión más importante. La solución no es un secretario mejor: es recoger las decisiones mientras quienes las tomaron siguen ahí para confirmarlas.
Por qué las actas posteriores pierden cosas
La memoria guarda la discusión y pierde la conclusión. Recuerdas que se habló mucho del presupuesto, pero no en qué cifra quedó; recuerdas quién puso pegas, pero no quién se encargó del seguimiento.
Una transcripción resuelve el primer problema, porque no se pierde nada de lo dicho. El segundo no lo resuelve por sí sola: una hora de transcripción no es una lista de quién hace qué y para cuándo. Esa lista es la que merece la pena hacer durante la reunión.
Pregunta mientras todavía puedes
Como el asistente escucha en directo, puedes preguntarle por la reunión mientras ocurre. Hacia el final, pregúntale qué se ha decidido y qué queda abierto, y lee la respuesta en voz alta. Si está mal, alguien en la sala la corrige al momento, que es justo cuando corregir sale más barato.
Aquí ayudan las plantillas. Reunión de decisión, Planificación de sprints, Stand-up diario y 1:1 empiezan con instrucciones sobre qué vigilar, así que el asistente busca decisiones y responsables en lugar de resumir la charla.
Convierte el momento en una tarea
Los momentos útiles se convierten en tareas. Una tarea tiene estado y prioridad, una fecha, comentarios y pruebas adjuntas: una captura o un vídeo en una tarea guarda también el motivo por el que existe.
- Estado y prioridad, para separar lo urgente de lo que puede esperar.
- Una fecha, para que la tarea tenga un plazo y no solo buenas intenciones.
- Comentarios, para el detalle que no cupo en el título.
- Pruebas —una captura de la diapositiva, una foto de la pizarra— donde se van a necesitar.
La próxima reunión ya está en la agenda
Las sesiones se pueden programar con recordatorios. Si una reunión acaba con un «lo vemos la semana que viene», programa la sesión en el mismo proyecto antes de salir de la sala. La transcripción de la próxima semana quedará junto a esta, y lo pendiente se arrastra con ella.
En el Mac hay notas junto a las sesiones y las tareas, para las ideas que todavía no son una tarea.
Todo se queda en el dispositivo
Tareas, notas, agenda, transcripciones y adjuntos se guardan en tu dispositivo, sin sincronización en la nube. En una reunión confidencial, eso es una copia menos en el mundo. Si necesitas las tareas en otro dispositivo, es una contrapartida que conviene conocer antes de depender de ello.
¿Escribe las tareas automáticamente?
Durante la sesión puedes preguntar al asistente qué se ha decidido y quién se encarga de qué; los momentos útiles los conviertes en tareas con estado, prioridad, fecha y pruebas.
¿Puedo compartir tareas con mi equipo?
Las tareas se guardan en tu dispositivo, sin sincronización en la nube. Adjunta pruebas y comparte desde ahí lo que haga falta.
¿Qué plantilla debo usar?
Reunión de decisión para decisiones, Planificación de sprints o Stand-up diario para equipos de ingeniería, 1:1 para una conversación a dos. Todas se pueden editar para la sesión que tienes delante.
