Meeting-Notizen und Aufgaben, noch während des Meetings
Die meisten Meetings enden mit der Abmachung, dass jemand eine Zusammenfassung schreibt. Die Zusammenfassung kommt zwei Tage später, und die wichtigste Entscheidung fehlt. Die Lösung ist kein besserer Protokollant: Man muss die Entscheidungen festhalten, solange die Leute, die sie getroffen haben, noch da sind, um sie zu bestätigen.
Warum nachträgliche Protokolle Dinge verlieren
Das Gedächtnis behält die Diskussion und verliert das Ergebnis. Man erinnert sich, dass lange über das Budget gesprochen wurde, aber nicht, bei welcher Zahl man landete; man erinnert sich, wer widersprochen hat, aber nicht, wer die Nachverfolgung übernommen hat.
Ein Transkript löst das erste Problem, weil nichts Gesagtes verloren geht. Das zweite löst es allein nicht: Eine Stunde Transkript ist keine Liste, wer was bis wann erledigt. Diese Liste lohnt sich, noch im Meeting zu erstellen.
Fragen, solange man noch fragen kann
Weil der Assistent live zuhört, können Sie ihn während des Meetings danach fragen. Fragen Sie gegen Ende, was entschieden wurde und was offen ist, und lesen Sie die Antwort laut vor. Ist sie falsch, korrigiert sie jemand im Raum sofort – genau dann, wenn eine Korrektur am wenigsten kostet.
Hier helfen die Vorlagen. Entscheidungsbesprechung, Sprintplanung, Daily Stand-up und 1:1 beginnen jeweils mit Anweisungen, worauf zu achten ist, sodass der Assistent nach Entscheidungen und Verantwortlichen sucht, statt das Geplauder zusammenzufassen.
Aus dem Moment eine Aufgabe machen
Nützliche Momente werden zu Aufgaben. Eine Aufgabe hat Status und Priorität, ein Datum, Kommentare und angehängte Belege: Ein Screenshot oder ein Video an einer Aufgabe hält fest, warum es sie gibt.
- Status und Priorität, um Dringendes von dem zu trennen, was warten kann.
- Ein Datum, damit die Aufgabe eine Frist hat und nicht nur einen guten Vorsatz.
- Kommentare für das Detail, das nicht in den Titel passte.
- Belege – ein Screenshot der Folie, ein Foto des Whiteboards – dort, wo man sie braucht.
Das nächste Meeting ist schon angesetzt
Sitzungen lassen sich mit Erinnerungen planen. Endet ein Meeting mit „Schauen wir uns das nächste Woche wieder an“, planen Sie die Sitzung im selben Projekt, bevor Sie den Raum verlassen. Das Transkript der nächsten Woche liegt dann neben diesem, und die offenen Punkte gehen mit.
Auf dem Mac gibt es Notizen neben Sitzungen und Aufgaben, für Gedanken, die noch keine Aufgabe sind.
Alles bleibt auf dem Gerät
Aufgaben, Notizen, Termine, Transkripte und Anhänge werden auf Ihrem Gerät gespeichert, ohne Cloud-Synchronisation. Bei einem vertraulichen Meeting heißt das eine Kopie weniger auf der Welt. Brauchen Sie die Aufgaben auf einem anderen Gerät, ist das ein Kompromiss, den Sie kennen sollten, bevor Sie sich darauf verlassen.
Schreibt es die Aufgaben automatisch?
Während der Sitzung können Sie den Assistenten fragen, was entschieden wurde und wer was übernimmt; nützliche Momente machen Sie zu Aufgaben mit Status, Priorität, Datum und Belegen.
Kann ich Aufgaben mit meinem Team teilen?
Aufgaben werden auf Ihrem Gerät gespeichert, ohne Cloud-Synchronisation. Hängen Sie Belege an und teilen Sie von dort aus, was nötig ist.
Welche Vorlage soll ich verwenden?
Entscheidungsbesprechung für Entscheidungen, Sprintplanung oder Daily Stand-up für Entwicklungsteams, 1:1 für ein Gespräch zu zweit. Die Anweisungen jeder Vorlage lassen sich für die laufende Sitzung anpassen.
