Actiepunten en notities vastleggen tijdens de vergadering
De meeste vergaderingen eindigen met de afspraak dat iemand een samenvatting schrijft. Die samenvatting komt twee dagen later, en het belangrijkste besluit ontbreekt. De oplossing is geen betere notulist: je moet de besluiten vastleggen terwijl de mensen die ze namen er nog zijn om ze te bevestigen.
Waarom notulen achteraf dingen kwijtraken
Het geheugen onthoudt de discussie en vergeet de conclusie. Je weet nog dat er lang over het budget gepraat is, maar niet op welk bedrag het uitkwam; je weet nog wie bezwaar maakte, maar niet wie de opvolging op zich nam.
Een transcript lost het eerste probleem op, want niets van wat gezegd is gaat verloren. Het tweede lost het in zijn eentje niet op: een uur transcript is geen lijst van wie wat vóór wanneer doet. Die lijst loont het om tijdens de vergadering te maken.
Vraag het zolang het nog kan
Omdat de assistent live meeluistert, kun je hem tijdens de vergadering vragen over die vergadering stellen. Vraag tegen het einde wat er besloten is en wat nog openstaat, en lees het antwoord hardop voor. Klopt het niet, dan corrigeert iemand in de kamer het meteen — precies wanneer corrigeren het minst kost.
Hier helpen de sjablonen. Beslissingsvergadering, Sprintplanning, Dagelijkse stand-up en 1:1 beginnen elk met instructies over waar op te letten, zodat de assistent zoekt naar besluiten en eigenaren in plaats van het gekeuvel samen te vatten.
Maak van het moment een taak
Nuttige momenten worden taken. Een taak heeft een status en prioriteit, een datum, opmerkingen en bijgevoegd bewijs: een screenshot of video bij een taak bewaart ook waarom die taak bestaat.
- Status en prioriteit, om het dringende te scheiden van wat kan wachten.
- Een datum, zodat de taak een deadline heeft en niet alleen een goed voornemen.
- Opmerkingen, voor het detail dat niet in de titel paste.
- Bewijs — een screenshot van de dia, een foto van het whiteboard — waar je het nodig hebt.
De volgende vergadering staat al gepland
Sessies kun je inplannen met herinneringen. Eindigt een vergadering met ‘we kijken er volgende week weer naar’, plan de sessie dan in hetzelfde project voordat je de kamer verlaat. Het transcript van volgende week staat dan naast dit, en de open punten gaan mee.
Op de Mac staan notities naast sessies en taken, voor gedachten die nog geen taak zijn.
Alles blijft op het apparaat
Taken, notities, planning, transcripten en bijlagen worden op je apparaat bewaard, zonder cloudsynchronisatie. Bij een vertrouwelijke vergadering is dat één kopie minder op de wereld. Heb je de taken op een ander apparaat nodig, dan is dat een afweging om te kennen voordat je erop gaat bouwen.
Schrijft hij de actiepunten automatisch?
Tijdens de sessie kun je de assistent vragen wat er besloten is en wie wat doet; nuttige momenten maak je tot taken met status, prioriteit, datum en bewijs.
Kan ik taken met mijn team delen?
Taken worden op je apparaat bewaard, zonder cloudsynchronisatie. Voeg bewijs toe en deel van daaruit wat nodig is.
Welk sjabloon moet ik gebruiken?
Beslissingsvergadering voor besluiten, Sprintplanning of Dagelijkse stand-up voor engineeringteams, 1:1 voor een gesprek met twee. Van elk sjabloon kun je de instructies aanpassen voor de sessie waarin je zit.
