Megbeszélés jegyzetei és feladatai, mielőtt véget ér
A legtöbb megbeszélés azzal zárul, hogy valaki majd összefoglalót ír. Az összefoglaló két nappal később érkezik, és hiányzik belőle a legfontosabb döntés. A megoldás nem egy jobb jegyzőkönyvvezető, hanem az, hogy a döntéseket akkor rögzítsd, amikor akik meghozták, még ott vannak, és megerősíthetik.
Miért veszítenek dolgokat az utólagos jegyzetek
Az emlékezet megtartja a vitát, és elveszíti a következtetést. Emlékszel, hogy sokáig beszéltetek a költségvetésről, de arra nem, melyik számnál maradtatok; emlékszel, ki ellenkezett, de arra nem, ki vállalta a folytatást.
Az átirat megoldja az első problémát, mert semmi sem vész el abból, ami elhangzott. A másodikat egyedül nem oldja meg: egy óra átirat nem lista arról, ki mit és mikorra csinál. Ezt a listát érdemes a megbeszélés közben elkészíteni.
Kérdezz, amíg még lehet
Mivel az asszisztens élőben figyel, a megbeszélés közben kérdezheted róla. A vége felé kérdezd meg, mit döntöttetek el és mi maradt nyitva, és olvasd fel hangosan a választ. Ha téves, valaki a teremben rögtön kijavítja — pont akkor, amikor a javítás a legolcsóbb.
Itt segítenek a sablonok. A Döntéshozó megbeszélés, a Sprint tervezés, a Napi stand-up és az 1:1 sablon mind olyan utasításokkal kezdődik, amelyek megmondják, mire kell figyelni, így az asszisztens döntéseket és felelősöket keres a csevegés összefoglalása helyett.
Legyen a pillanatból feladat
A hasznos pillanatokból feladatok lesznek. A feladatnak van állapota és prioritása, dátuma, megjegyzései és csatolt bizonyítékai: egy feladathoz csatolt képernyőkép vagy videó azt is megőrzi, miért jött létre.
- Állapot és prioritás, hogy elváljon a sürgős attól, ami várhat.
- Dátum, hogy a feladatnak határideje legyen, ne csak jó szándéka.
- Megjegyzések a részletnek, amely nem fért bele a címbe.
- Bizonyíték — képernyőkép a diáról, fotó a tábláról — ott, ahol szükség lesz rá.
A következő megbeszélés már be van ütemezve
A munkamenetek emlékeztetővel ütemezhetők. Ha egy megbeszélés azzal ér véget, hogy „jövő héten újra ránézünk”, ütemezd be a munkamenetet ugyanabba a projektbe, mielőtt kilépsz a teremből. A jövő heti átirat e mellé kerül, és a nyitott pontok vele mennek.
Macen a munkamenetek és feladatok mellett jegyzetek is vannak, azoknak a gondolatoknak, amelyek még nem feladatok.
Minden az eszközön marad
A feladatok, jegyzetek, ütemezések, átiratok és mellékletek az eszközödön tárolódnak, felhőszinkronizálás nélkül. Bizalmas megbeszélésnél ez eggyel kevesebb másolatot jelent a világban. Ha a feladatokra másik eszközön is szükséged van, ez olyan kompromisszum, amelyről tudnod kell, mielőtt számítasz rá.
Magától leírja a feladatokat?
A munkamenet közben megkérdezheted az asszisztenstől, mit döntöttetek el és ki mit vállalt; a hasznos pillanatokat állapottal, prioritással, dátummal és bizonyítékkal ellátott feladatokká alakítod.
Megoszthatom a feladatokat a csapatommal?
A feladatok az eszközödön tárolódnak, felhőszinkronizálás nélkül. Csatold a bizonyítékokat, és onnan oszd meg, amire szükség van.
Melyik sablont használjam?
Döntésekhez a Döntéshozó megbeszélés sablont, fejlesztőcsapatoknak a Sprint tervezés vagy a Napi stand-up sablont, kétszemélyes beszélgetéshez az 1:1 sablont. Mindegyik utasításait az adott munkamenethez szerkesztheted.
