Gesprek opnemen of transcriberen: mag dat zomaar?

Een transcript is een opname

Het is verleidelijk om te denken dat transcriberen lichter is dan opnemen, omdat er geen geluidsbestand bewaard wordt. De mensen in het gesprek zien dat niet zo, en het is veiliger om aan te nemen dat de wet het ook niet zo ziet. Behandel een live transcript precies als een opname.

In een cloudsessie wordt het geluid bovendien naar een derde partij — OpenAI — gestreamd om het transcript en de antwoorden te maken. Nog een reden waarom mensen het horen te weten.

De regels verschillen per plaats

Dit is algemene informatie, geen juridisch advies, en de details veranderen; controleer wat geldt waar jij en de anderen zijn.

• Sommige rechtsgebieden staan toe dat je een gesprek waaraan je deelneemt opneemt zonder het iemand te vertellen. Andere vereisen de toestemming van iedereen — waaronder meerdere Amerikaanse staten, zoals Californië.
• In Nederland mag je een gesprek waaraan je zelf deelneemt meestal opnemen zonder het te melden, maar het gesprek van anderen heimelijk opnemen is strafbaar, en een opname verspreiden kan in strijd zijn met privacyregels.
• In de Europese Unie is een opname of transcript van herkenbare personen persoonsgegevens onder de AVG, met eigen verplichtingen, vooral voor bedrijven.
• Werkgevers hebben vaak een eigen beleid, strenger dan de wet, en veel universiteiten ook voor colleges.
• Zijn de mensen op verschillende plaatsen — een videogesprek tussen landen — dan is de strengste regel van allemaal de verstandigste om te volgen.

De ene zin

In de praktijk vindt bijna niemand het erg, zolang het gevraagd wordt. Zeg het voordat je de sessie start, niet halverwege:

‘Ik gebruik een AI-assistent om dit te transcriberen, zodat ik kan luisteren in plaats van aantekeningen te maken — is dat voor iedereen goed?’

Zegt iemand nee, stop dan. Is het gesprek gevoelig, bied dan de variant aan waarbij niets de kamer verlaat: op een Mac met Apple silicon kan de sessie op lokale modellen draaien.

Waarom het bij gesprekken op afstand zwaarder weegt

Als een vergaderplatform een gesprek opneemt, meldt het dat meestal aan iedereen. Een assistent die apart op je computer draait, activeert die melding niet, dus de andere deelnemers weten het alleen als jij het ze vertelt.

Wat de app ermee doet, en wat niet

Sessies lopen alleen zolang jij ze laat lopen; je start en beëindigt ze zelf. Transcripten, antwoorden en sessies worden op je apparaat bewaard, zonder cloudsynchronisatie. De backend van de app ontvangt nooit het geluid, de transcripten of de antwoorden. De verantwoordelijkheid om toestemming te vragen blijft bij jou — de app kan niet weten wie er in de kamer is.