Phiên dịch khi họp phụ huynh, đi ngân hàng, làm giấy tờ

Hợp với những cuộc hẹn thường ngày

Các cuộc trao đổi hành chính có một khuôn mẫu: ai đó giải thích một quy định hay một tình huống, bạn hỏi, họ cho biết bước tiếp theo. Phiên dịch hợp với khuôn mẫu đó. Mọi điều được nói — và mọi thứ bạn gõ vào “Hỏi AI hoặc dán ngữ cảnh…” — được dịch từ ngôn ngữ ở mục “Từ” sang ngôn ngữ ở mục “Đến” và hiện thành hai bong bóng, bản gốc và bản dịch. Danh sách chọn có hàng trăm ngôn ngữ, kèm ô tìm kiếm.

Nó cũng đỡ cho cả gia đình một điều. Thường thì đứa con giỏi tiếng nhất lại phải phiên dịch trong chính buổi họp phụ huynh của mình, hay ở ngân hàng, và nghe những chuyện mà một đứa trẻ không nên phải gánh. Một chiếc điện thoại trên bàn giúp người lớn nói chuyện trực tiếp với nhau.

Khi nào nên yêu cầu phiên dịch viên chuyên nghiệp

Ứng dụng không phải phiên dịch viên có chứng nhận, và một bản dịch không ai trong phòng kiểm tra được là cơ sở sai cho một quyết định có hệ quả pháp lý hay tài chính. Nhiều chính quyền địa phương, trường học và cơ quan công có thể bố trí phiên dịch viên, đôi khi qua điện thoại. Hãy hỏi khi đặt lịch — không phải lúc nào cũng có, và sắp xếp trước thì dễ hơn. Đặc biệt nên đề nghị cho:

• Mọi việc pháp lý: phiên tòa, làm việc với công an, thủ tục nhập cư hay cư trú, bị đuổi khỏi nhà thuê hay tranh chấp với chủ nhà.
• Mọi thứ bạn được yêu cầu ký: hợp đồng thuê nhà, khoản vay, điều khoản tài khoản, biểu mẫu chính thức.
• Các quyết định về con được ghi vào hồ sơ: nhu cầu giáo dục đặc biệt, đình chỉ học, bảo vệ trẻ em.
• Trợ cấp, thuế và tiền phạt, nơi một hạn chót bị hiểu nhầm sẽ tốn tiền.

Thiết lập

Hãy làm trước khi được gọi lên quầy. Nút Dịch bật tính năng dịch; chỉ chọn mẫu Dịch thuật thì chưa bật được.

1. Chạm Dịch, nút hình quả địa cầu, và bật “Dịch trò chuyện và phiên trực tiếp” trong bảng Dịch thuật.
2. Đặt “Từ” là ngôn ngữ của người kia, hoặc “Tự động phát hiện”, và “Đến” là ngôn ngữ của bạn.
3. Chạm Bắt đầu (Bắt đầu phiên trên iPad và Mac) khi cuộc trò chuyện bắt đầu. Giữ ứng dụng mở và màn hình sáng: phiên kết thúc nếu ứng dụng chuyển xuống nền hoặc màn hình khóa, nên với cuộc hẹn dài, hãy đặt Tự động khóa lâu hơn trong Cài đặt của iPhone, ở mục Màn hình & Độ sáng.
4. Để trả lời, mở Dịch và đổi chỗ “Từ” với “Đến”; nếu “Từ” để “Tự động phát hiện”, chỉ cần đổi “Đến”. Đổi lại khi họ trả lời.
5. Chạm Kết thúc khi ra về.

Chuẩn bị trước khi đi

Hãy viết câu hỏi ra ở nhà, bằng ngôn ngữ của bạn. Khi đến lượt bạn, với “Từ” là ngôn ngữ của bạn, hãy gõ hoặc dán từng câu vào “Hỏi AI hoặc dán ngữ cảnh…”: chữ gõ được dịch như lời nói, và người kia đọc được mà không phải chờ bạn tìm từ. Một phụ huynh có thể hỏi con mình đọc có tốt không, bài tập về nhà có nộp đủ không, và gặp vấn đề thì liên hệ ai; một người thuê nhà có thể liệt kê chỗ cần sửa, hỏng từ khi nào và báo lần đầu khi nào.

Hãy mang theo thư hoặc biểu mẫu liên quan đến cuộc hẹn, và cho xem bản gốc chứ không phải bản bạn tự dịch: người ngồi sau quầy cần thấy số tham chiếu và đúng câu chữ họ đã gửi. Để hiểu một lá thư trước khi đi, hãy tắt dịch, chạm Đính kèm, chọn “Máy ảnh”, chụp lá thư và hỏi trợ lý thư viết gì — rồi kiểm tra mọi điều có hạn chót hay hiệu lực pháp lý với chính nơi gửi thư.

Tại quầy: đặt điện thoại ở đâu, và nói gì trước tiên

Trước hết hãy nói rằng bạn đang dùng ứng dụng dịch bằng AI, và hỏi xem có được không. Một số cơ quan có quy định về ghi âm cuộc trò chuyện, và bản ghi trực tiếp cũng đáng được hỏi như vậy; hướng dẫn về việc ghi âm và ghi lời người khác giải thích lý do. Sau đó nhờ người kia nói câu ngắn và ngừng lại, để bản dịch theo kịp.

Ở bàn họp phụ huynh, hãy đặt điện thoại nằm phẳng giữa bạn và giáo viên, màn hình ở chỗ cả hai cùng đọc được. Ở quầy có vách kính, hãy giữ máy gần phía ô cửa của người nói, và xoay màn hình về phía họ khi bạn trả lời. Ở văn phòng đông người, hãy đứng gần hơn thay vì nói to: phiên dịch những gì micro nghe rõ, mỗi lúc một giọng.

Ghi lại điều quan trọng, và xác nhận lại

Cuộc hẹn hành chính xoay quanh chi tiết: số tham chiếu, hạn chót, số tiền, tên người bạn đã nói chuyện, giấy tờ cần mang lần sau. Đó chính là những chỗ dịch trực tiếp dễ trượt — một con số nói nhanh có thể bị nghe nhầm trước cả khi được dịch, và thuật ngữ của trường học hay cơ quan có thể bị dịch sát từng chữ. Hãy xin những điều quan trọng bằng văn bản, và hỏi một thuật ngữ lạ nghĩa là gì thay vì tin vào bản dịch của nó.

Trước khi về, hãy nhắc lại những gì bạn hiểu — “Vậy tôi mang giấy xác nhận địa chỉ đến quầy này trước ngày mười bốn, đúng không?” — và để họ đọc bản dịch rồi xác nhận. Để giữ lại một câu, hãy chọn chữ trong bong bóng và sao chép bằng menu hệ thống vào ghi chú của riêng bạn; ứng dụng không có nút xuất.

Thông tin cá nhân và quyền riêng tư

Ngân hàng và cơ quan sẽ hỏi thông tin cá nhân. Đừng nói ra số tài khoản, số thẻ hay số giấy tờ tùy thân để phiên dịch; hãy đưa trực tiếp giấy tờ hoặc thẻ cho người kia xem, vì con số thì không cần dịch.

Trong phiên đám mây, âm thanh đi thẳng từ thiết bị của bạn đến Realtime API của OpenAI, và chữ gõ cũng được gửi theo cách đó. Phiên được lưu trên thiết bị của bạn, không đồng bộ đám mây, và máy chủ của Arte Soft không bao giờ nhận âm thanh, bản ghi hay bản dịch. Hãy nói với giáo viên, chủ nhà hay cán bộ rằng AI đang dịch; điều đó cũng giải thích những khoảng dừng.