Πρότυπα συνεδρίας και οδηγίες: ρύθμιση του βοηθού AI
Ένας ζωντανός βοηθός που δεν ξέρει τίποτα για τη συζήτηση στην οποία βρίσκεται δίνει γενική βοήθεια την πιο ακατάλληλη στιγμή. Δύο λεπτά ρύθμισης — ποιο πρότυπο, ποιες οδηγίες, πόσο μεγάλη απάντηση — είναι η διαφορά ανάμεσα στη βοήθεια που χρησιμοποιείτε και σε αυτήν που αγνοείτε.
Ξεκινήστε από ένα πρότυπο
Κάθε νέα συνεδρία ξεκινά από ένα από δεκαεπτά πρότυπα, το καθένα με ρόλο και οδηγίες ήδη γραμμένες για ένα συγκεκριμένο είδος συζήτησης:
- «Συνέντευξη», «Απολογισμός προσλήψεων», «1:1».
- «Διαπραγμάτευση», «Ανακάλυψη πελάτη», «Επίδειξη πωλήσεων».
- «Σχεδιασμός Sprint», «Καθημερινό Standup», «Συνάντηση λήψης αποφάσεων», «Αναθεώρηση προϊόντος», «Αναθεώρηση σχεδίου».
- «Διαλογή αιτημάτων υποστήριξης», «Ανασκόπηση περιστατικού», «Έρευνα χρηστών».
- «Σημειώσεις διάλεξης», «Μετάφραση», «Εργασία προγραμματισμού».
- «Κανένα πρότυπο», για οτιδήποτε άλλο: μια κενή συνεδρία όπου γράφετε μόνοι σας τον ρόλο και τις οδηγίες.
Επεξεργαστείτε τις οδηγίες για αυτή τη συζήτηση
Οι οδηγίες είναι το κομμάτι που μετράει. Οι προεπιλογές ενός προτύπου είναι καλή αρχή· η δική σας συζήτηση είναι πιο συγκεκριμένη. Επεξεργαστείτε τις πριν ξεκινήσετε, ώστε ο βοηθός να ξέρει αυτή τη συζήτηση και όχι τις συζητήσεις γενικά.
Οι καλές οδηγίες λένε στον βοηθό τρία πράγματα: ποιος είστε στη συζήτηση, τι θέλετε να κερδίσετε από αυτήν και για τι πρέπει να σιωπά.
- «Είμαι ο αγοραστής. Ο προμηθευτής θα προτείνει τιμή· επισήμανε κάθε αριθμό υψηλότερο από το προηγούμενο τρίμηνο.»
- «Αυτό είναι stand-up. Κατέγραψε μόνο εμπόδια και ποιος περιμένει ποιον. Αγνόησε τις ενημερώσεις προόδου.»
- «Είμαι η συνεντεύκτρια. Κατέγραψε κάθε ισχυρισμό του υποψηφίου για την εμπειρία του, ώστε να τον ρωτήσω αργότερα.»
Επιλέξτε πόσο μεγάλη θα είναι μια απάντηση
Οι απαντήσεις έχουν τρία μήκη: σύντομη, ισορροπημένη και αναλυτική. Σε μια ζωντανή συζήτηση η σύντομη είναι σχεδόν πάντα η σωστή — έχετε λίγα δευτερόλεπτα για μια ματιά στην οθόνη, όχι ένα λεπτό για διάβασμα. Η αναλυτική είναι για μετά, ή για συνεδρίες όπου ο βοηθός εξηγεί αντί να υποβάλλει.
Τα έργα κρατούν τις συνεδρίες μαζί
Βάλτε τις συνεδρίες για το ίδιο θέμα στο ίδιο έργο: έναν πελάτη, ένα μάθημα, έναν κύκλο προσλήψεων. Κάθε συνεδρία κρατά το ιστορικό της, οπότε το πλαίσιο της προηγούμενης συζήτησης βρίσκεται δίπλα στην επόμενη και τίποτα δεν χάνεται σε μια μεγάλη λίστα.
Πόσα πρότυπα υπάρχουν;
Δεκαεπτά, από τη συνέντευξη και τη διαπραγμάτευση ως τις σημειώσεις διάλεξης, τη μετάφραση και την εργασία προγραμματισμού, συν μια κενή συνεδρία με δικές σας οδηγίες.
Μπορώ να φτιάξω δικό μου πρότυπο;
Όχι ως αποθηκευμένο πρότυπο. Ξεκινήστε μια κενή συνεδρία ή επεξεργαστείτε τον ρόλο και τις οδηγίες ενός προτύπου για τη συνεδρία στην οποία βρίσκεστε.
Ποιο μήκος απάντησης να χρησιμοποιώ σε σύσκεψη;
Σύντομο, σχεδόν σε κάθε ζωντανή συζήτηση. Κρατήστε το αναλυτικό για μετά.
