قوالب الجلسات والتعليمات وطول الإجابة: إعداد المساعد

ابدأ من قالب

كل جلسة جديدة تبدأ من أحد سبعة عشر قالبًا، لكل منها دور وتعليمات مكتوبة مسبقًا لنوع معيّن من المحادثات:

• «مقابلة»، و«مراجعة مقابلات التوظيف»، و«1:1».
• «التفاوض»، و«اكتشاف العميل»، و«عرض المبيعات».
• «تخطيط سبرينت»، و«الاجتماع اليومي القصير»، و«اجتماع القرار»، و«مراجعة المنتج»، و«مراجعة التصميم».
• «فرز طلبات الدعم»، و«مراجعة الأعطال»، و«أبحاث المستخدم».
• «ملاحظات المحاضرة»، و«الترجمة»، و«مهمة برمجية».
• «لا يوجد قالب»، لكل ما عدا ذلك: جلسة فارغة تكتب فيها الدور والتعليمات بنفسك.

عدّل التعليمات لهذه المحادثة

التعليمات هي الجزء المهم. إعدادات القالب الافتراضية بداية جيدة، لكن محادثتك أكثر تحديدًا. عدّلها قبل البدء، ليعرف المساعد هذه المحادثة لا المحادثات عمومًا.

التعليمات الجيدة تخبر المساعد بثلاثة أشياء: من أنت في المحادثة، وماذا تريد أن تخرج به منها، وعمّ ينبغي أن يسكت.

• «أنا المشتري. سيقترح المورّد سعرًا؛ نبّهني إلى أي رقم أعلى من الربع الماضي.»
• «هذا اجتماع يومي قصير. دوّن فقط العوائق ومن ينتظر من. تجاهل تحديثات الحالة.»
• «أنا المُحاوِر. دوّن كل ادعاء يقوله المرشح عن خبرته لأسأله عنه لاحقًا.»

اختر طول الإجابة

للإجابات ثلاثة أطوال: موجزة ومتوازنة ومفصّلة. أثناء المحادثة المباشرة تكون الموجزة صحيحة في أغلب الأحيان — لديك ثوانٍ قليلة لإلقاء نظرة على الشاشة، لا دقيقة للقراءة. المفصّلة لما بعد الاجتماع، أو للجلسات التي يشرح فيها المساعد بدل أن يلقّن.

المشاريع تجمع الجلسات

ضع الجلسات التي تتناول الموضوع نفسه في المشروع نفسه: عميل، أو مقرر، أو جولة توظيف. كل جلسة تحتفظ بسجلها، فيبقى سياق المحادثة السابقة بجانب التالية، ولا يضيع شيء في قائمة طويلة.