AI hỗ trợ bán hàng trực tiếp trong cuộc gọi với khách

Hỗ trợ trực tiếp trong cuộc gọi dùng để làm gì

Trong cuộc gọi với khách hàng, những khoảnh khắc khó thường nhỏ và nhanh: câu hỏi về một gói bạn hiếm khi bán, một con số bạn chỉ nhớ mang máng, một chi tiết khách nhắc tới hai mươi phút trước bỗng trở nên quan trọng. Hỗ trợ trực tiếp dành cho những khoảnh khắc đó. Bản ghi giữ những gì đã nói, trợ lý có chỉ dẫn của bạn, và bạn hỏi.

Nó không phải kịch bản và không phải chế độ lái tự động. Bạn vẫn là người dẫn cuộc gọi. Trợ lý giống một đồng nghiệp chuẩn bị kỹ ngồi cạnh bạn, đã đọc bảng giá và đang ghi chép.

Chọn mẫu theo giai đoạn của thương vụ

Ba trong mười bảy mẫu hợp với cuộc trò chuyện bán hàng. Mỗi mẫu bắt đầu với một vai trò và chỉ dẫn cho kiểu cuộc trò chuyện của nó, rồi bạn làm cho chúng cụ thể với sản phẩm của mình và khách hàng này.

• Tìm hiểu nhu cầu khách hàng: cuộc gọi ban đầu, khi việc cần làm là hiểu tình hình, nhu cầu và ràng buộc của khách trước khi đề xuất bất cứ điều gì.
• Demo bán hàng: giới thiệu sản phẩm, với các câu hỏi về tính năng, gói và mức độ phù hợp đến dần trong lúc trình bày.
• Đàm phán: giá và điều khoản, khi con số chính xác và điều bạn có thể hay không thể nhượng bộ là quan trọng nhất.

Đưa thông tin của bạn vào chỉ dẫn trước cuộc gọi

Mẫu biết đây là kiểu cuộc gọi gì. Nó không biết sản phẩm của bạn. Chỉ dẫn là nơi bạn cho nó biết, và chúng đáng bỏ ra mười phút trước một cuộc gọi quan trọng.

1. Bắt đầu phiên từ mẫu, hoặc lên lịch trước với mẫu, vai trò và chỉ dẫn đã đặt sẵn. Lời nhắc là một thông báo mở phiên; nó không tự bắt đầu phiên.
2. Sửa chỉ dẫn. Thêm những thông tin bạn có thể bị hỏi: sản phẩm làm được và không làm được gì, tên các gói và mỗi gói gồm những gì, giá, mức chiết khấu bạn có thể đưa ra và mức bạn không thể.
3. Nói bạn là ai và khách hàng là ai: “Tôi là người quản lý khách hàng. Khách hàng là một văn phòng kiến trúc 40 người muốn thay các bảng tính của họ.”
4. Dặn nó phải làm gì khi không biết: “Nếu một mức giá hay tính năng không có trong ghi chú này, hãy nói là không có. Đừng đoán.” Một con số sai mà tự tin còn tệ hơn không có con số nào.
5. Đặt “Mức độ chi tiết” là Ngắn gọn.
6. Kiểm tra rằng Dịch đang tắt. Đây là cài đặt chung của cả ứng dụng: nếu nó đã được bật cho một phiên trước, nó vẫn đang bật.

Câu trả lời ngắn để đọc giữa câu nói

Trong cuộc gọi, bạn có vài giây, không phải vài phút. Với “Mức độ chi tiết” là Ngắn gọn, câu trả lời đủ ngắn để nắm trong một cái liếc trong khi bạn vẫn nói tiếp; Cân bằng và Chi tiết dành cho lúc chuẩn bị. Nếu màn hình ở cách một sải tay, Cài đặt › Giao diện › Kích thước phông chữ trò chuyện trong ứng dụng sẽ làm chữ to hơn.

Giữa cuộc gọi, bạn không thể nói với trợ lý mà không nói luôn với khách hàng, nên hãy gõ. Ô “Hỏi AI hoặc dán ngữ cảnh…” nhận một câu hỏi vài chữ — “giá cho 40 người dùng, theo năm?”, “họ nói gì về quy trình hiện tại?” — và cũng là chỗ để dán những gì khách gửi trong khung chat, chẳng hạn danh sách yêu cầu.

Liếc nhìn, rồi quay lại với người đối diện. Một câu trả lời hay trên màn hình chẳng ích gì nếu khách thấy bạn đã thôi lắng nghe.

Cuộc gọi video trên Mac

Phần lớn cuộc gọi với khách hàng diễn ra trên màn hình, và khi đeo tai nghe, giọng khách không bao giờ tới được micro. Trên Mac, “Hệ thống” bật âm thanh hệ thống, nên phía bên kia cuộc gọi cũng có trong bản ghi, dù cuộc gọi chạy trong ứng dụng nào. Lần đầu, macOS hỏi quyền ghi màn hình và âm thanh hệ thống.

Khi khách chia sẻ màn hình — một tài liệu yêu cầu, quy trình hiện tại của họ, một báo giá họ đã nhận — hãy chọn cửa sổ đó ở mục “Hiển thị” và nhấp nút Ảnh chụp màn hình. Ảnh chụp được gửi cho trợ lý ngay, và bạn có thể hỏi về nó bằng cách gõ.

Trên iPhone và iPad, phiên chỉ nghe micro, nên nó hợp với cuộc gặp ngồi đối diện qua bàn hơn là cuộc gọi dùng tai nghe. Hãy giữ ứng dụng mở và màn hình sáng suốt cuộc gặp: phiên trực tiếp kết thúc khi ứng dụng chuyển xuống nền hoặc màn hình khóa.

Hãy nói với khách hàng

Một khách hàng về sau mới biết cuộc gọi đã bị ghi lời mà không được báo sẽ không tin cuộc gọi tiếp theo. Hãy nói ngay từ đầu: “Tôi dùng một trợ lý ghi lời các cuộc gọi để có thể lắng nghe thay vì ghi chép — anh chị thấy ổn chứ?” Hầu hết mọi người thấy không sao. Một số nơi luật pháp yêu cầu sự đồng ý của tất cả mọi người, và chính sách riêng của một số khách hàng không cho phép; nếu họ từ chối, đừng bắt đầu phiên, và ghi chép bằng tay.

Hãy nói rõ chính xác nội dung cuộc gọi đi đâu, vì khách có thể hỏi. Trong phiên đám mây, âm thanh đi thẳng từ thiết bị đến Realtime API của OpenAI. Phiên được lưu trên thiết bị của bạn, không đồng bộ đám mây, và máy chủ của Arte Soft không bao giờ nhận âm thanh, bản ghi hay câu trả lời. Công ty bạn có thể có quy định riêng về việc đưa thông tin khách hàng vào công cụ AI; hãy kiểm tra trước cuộc gọi đầu tiên, đừng để sau. Hướng dẫn về việc ghi âm và ghi lời người khác nói kỹ hơn về các quy định xin phép.

Sau cuộc gọi

Trợ lý không tự viết báo cáo cuộc gọi, cập nhật CRM hay tạo việc theo dõi. Thứ nó để lại cho bạn là bản ghi và các câu trả lời, trên thiết bị của bạn, trong phiên.

Việc theo dõi là do bạn tạo. Tạo công việc từ Kết quả biến một khoảnh khắc thành công việc, với trạng thái từ Tồn đọng đến Xong, mức ưu tiên, ngày bắt đầu và kết thúc, bình luận, và tệp đính kèm như ảnh chụp màn hình những gì khách đã chia sẻ. Để soạn email theo dõi, hãy hỏi trợ lý trước khi kết thúc phiên, rồi chọn chữ trong câu trả lời và sao chép; không có nút xuất hay chia sẻ.

Hãy kiểm tra mọi con số trước khi đưa vào văn bản. Trợ lý trả lời dựa trên chỉ dẫn của bạn và những gì nó nghe được, và một mức giá báo cho khách phải đến từ bảng giá của bạn, không phải từ một dòng trên màn hình. Với điều khoản hợp đồng, người xem xét phù hợp vẫn là bộ phận pháp lý hoặc kinh doanh của bạn.