Satış ve müşteri görüşmesinde canlı yapay zekâ desteği

Görüşmede canlı yardım ne işe yarar

Müşteri görüşmesinde zor anlar küçük ve hızlıdır: nadiren sattığınız bir paketle ilgili bir soru, yarım yamalak hatırladığınız bir rakam, müşterinin yirmi dakika önce söylediği ve birden önem kazanan bir ayrıntı. Canlı yardım bu anlar içindir. Transkript söyleneni tutar, asistanın elinde talimatlarınız vardır, siz de sorarsınız.

Bir senaryo ya da otomatik pilot değildir. Görüşmeyi yine siz yönetirsiniz. Asistan, fiyat listesini okumuş ve not tutan, yanınızda oturan iyi hazırlanmış bir iş arkadaşına daha yakındır.

Satışın aşamasına göre şablon seçin

On yedi şablondan üçü bir satış görüşmesine uyar. Her biri kendi türündeki konuşma için bir rol ve talimatlarla başlar; siz de bunları ürününüze ve bu müşteriye göre özelleştirirsiniz.

• Müşteri Keşfi: bir şey önermeden önce müşterinin durumunu, ihtiyaçlarını ve kısıtlarını anlamanın gerektiği ilk görüşme.
• Satış Demosu: ürünü göstermek; özellikler, paketler ve uygunlukla ilgili sorular siz ilerledikçe gelir.
• Müzakere: fiyat ve koşullar; kesin rakamların ve neyi verip neyi veremeyeceğinizin en çok önem taşıdığı yer.

Görüşmeden önce bilgilerinizi talimatlara koyun

Şablon bunun ne tür bir görüşme olduğunu bilir. Ürününüzü bilmez. Talimatlar onu anlattığınız yerdir ve önemli bir görüşmeden önce on dakikaya değer.

1. Şablondan bir oturum başlatın ya da şablonu, rolleri ve talimatları önceden ayarlanmış olarak ileri bir tarihe planlayın. Hatırlatma, oturumu açan bir bildirimdir; oturumu kendiliğinden başlatmaz.
2. Talimatları düzenleyin. Size sorulabilecek bilgileri ekleyin: ürünün ne yaptığı ve ne yapmadığı, paket adları ve her birinin neleri içerdiği, fiyatlar, verebileceğiniz indirim ve veremeyeceğiniz.
3. Kim olduğunuzu ve müşterinin kim olduğunu söyleyin: “Ben müşteri temsilcisiyim. Müşteri, hesap tablolarından kurtulmak isteyen 40 kişilik bir mimarlık ofisi.”
4. Bilmediğinde ne yapacağını söyleyin: “Bir fiyat ya da özellik bu notlarda yoksa bunu söyle. Tahmin etme.” Kendinden emin yanlış bir rakam, hiç rakam olmamasından kötüdür.
5. Ayrıntı Düzeyi'ni Kısa olarak ayarlayın.
6. Çevir'in kapalı olduğunu kontrol edin. Uygulama genelinde bir ayardır: önceki bir oturum için açıldıysa hâlâ açıktır.

Cümle ortasında okunabilecek kısa yanıtlar

Görüşme sırasında dakikalarınız değil saniyeleriniz vardır. Ayrıntı Düzeyi Kısa'dayken yanıtlar, siz konuşmaya devam ederken bir bakışta alınacak kadar kısadır; Dengeli ve Detaylı hazırlık içindir. Ekran kol mesafesindeyse uygulamadaki Ayarlar › Görünüm › Sohbet Yazı Tipi Boyutu yazıyı büyütür.

Görüşmenin ortasında müşteriyle de konuşmadan asistanla konuşamazsınız; bu yüzden yazın. “Yapay zekaya sorun veya bağlamı yapıştırın…” yazan kutu birkaç kelimelik bir soruyu alır — “40 kullanıcı, yıllık fiyat?”, “mevcut süreçleri hakkında ne dediler?” — ve müşterinin sohbete gönderdiklerini, örneğin bir gereksinim listesini, yapıştırmanın yeri de burasıdır.

Bakın, sonra karşınızdaki kişiye dönün. Müşteri dinlemeyi bıraktığınızı görebiliyorsa ekrandaki iyi bir yanıtın hiçbir faydası yoktur.

Mac'te görüntülü görüşmeler

Müşteri görüşmelerinin çoğu bir ekranda olur ve kulaklık takılıyken müşterinin sesi mikrofona hiç ulaşmaz. Mac'te Sistem, sistem sesini açar; böylece görüşme hangi uygulamada yapılırsa yapılsın karşı taraf da transkripte girer. macOS ilk seferde Ekran ve Sistem Sesi Kaydı izni ister.

Müşteri ekranını paylaştığında — bir gereksinim belgesi, mevcut süreci, aldığı bir teklif — Ekran düğmesiyle o pencereyi seçin ve Ekran görüntüsü düğmesine tıklayın. Yakalanan görüntü asistana hemen gider ve onunla ilgili yazarak soru sorabilirsiniz.

iPhone ve iPad'de oturum yalnızca mikrofonu duyar; bu yüzden kulaklıkla yapılan bir görüşmeden çok masanın karşısındaki bir toplantıya uyar. Toplantı boyunca uygulamayı açık, ekranı açık tutun: uygulama arka plana geçtiğinde ya da ekran kilitlendiğinde canlı oturum sona erer.

Müşteriye söyleyin

Bir görüşmenin kendisine söylenmeden yazıya döküldüğünü sonradan öğrenen bir müşteri bir sonrakine güvenmez. Başta söyleyin: “Not almak yerine dinleyebilmek için görüşmelerimizi yazıya döken bir asistan kullanıyorum — sizin için uygun mu?” Çoğu insan için sorun değildir. Bazı yerlerde yasa herkesin onayını ister, bazı müşterilerin kendi politikaları da buna izin vermez; hayır derlerse oturumu başlatmayın ve notları elle alın.

Sözlerin nereye gittiği konusunda kesin olun; müşteri sorabilir. Bulut oturumunda ses cihazdan doğrudan OpenAI'ın Realtime API'sine gider. Oturum cihazınızda saklanır, bulut senkronizasyonu yoktur ve Arte Soft'un sunucuları sesi, transkriptleri ya da yanıtları hiçbir zaman almaz. Şirketinizin müşteri bilgilerini yapay zekâ araçlarına koymakla ilgili kendi kuralları olabilir; bunları ilk görüşmeden önce kontrol edin, sonra değil. Başkalarını kaydetme ve yazıya dökme rehberi onay kurallarını daha ayrıntılı anlatır.

Görüşmeden sonra

Asistan kendiliğinden görüşme raporu yazmaz, CRM'i güncellemez ya da takip görevleri oluşturmaz. Size bıraktığı şey transkript ve yanıtlardır; cihazınızda, oturumda.

Takipleri siz oluşturursunuz. Sonuçlar'daki Görev Oluştur, bir anı göreve dönüştürür: “Birikmiş iş listesi” ile “Bitti” arasında bir durum, bir öncelik, başlangıç ve bitiş tarihleri, yorumlar ve müşterinin paylaştığı şeyin ekran görüntüsü gibi ekler. Takip e-postasının taslağı için oturumu bitirmeden önce asistana sorun, sonra yanıttaki metni seçip kopyalayın; dışa aktarma ya da paylaşma düğmesi yoktur.

Yazıya geçmeden önce her rakamı kontrol edin. Asistan talimatlarınızdan ve duyduklarından yanıt verir; bir müşteriye verilen fiyat ekrandaki bir satırdan değil fiyat listenizden gelmelidir. Sözleşme koşulları için doğru gözden geçirici hâlâ hukuk ya da ticari ekibinizdir.