Bantuan AI real-time saat panggilan sales atau klien

Untuk apa bantuan langsung saat panggilan

Dalam panggilan dengan klien, momen sulit itu kecil dan cepat: pertanyaan tentang paket yang jarang Anda jual, angka yang hanya setengah Anda ingat, detail yang disebut klien dua puluh menit lalu dan tiba-tiba jadi penting. Bantuan langsung ada untuk momen-momen itu. Transkrip menyimpan apa yang dikatakan, asisten punya instruksi Anda, dan Anda bertanya.

Ini bukan naskah dan bukan autopilot. Anda tetap yang memimpin panggilan. Asisten lebih mirip rekan kerja yang siap sedia di samping Anda, yang sudah membaca daftar harga dan terus mencatat.

Pilih templat sesuai tahap penjualan

Tiga dari tujuh belas templat cocok untuk percakapan penjualan. Masing-masing dimulai dengan peran dan instruksi untuk jenis percakapannya, yang kemudian Anda sesuaikan dengan produk Anda dan klien ini.

• Penggalian Kebutuhan Klien: panggilan awal, saat tugasnya memahami situasi, kebutuhan, dan batasan klien sebelum menawarkan apa pun.
• Demo Penjualan: memperlihatkan produk, dengan pertanyaan tentang fitur, paket, dan kecocokan yang datang selama demo.
• Negosiasi: harga dan ketentuan, saat angka yang tepat serta apa yang boleh dan tidak boleh Anda relakan paling penting.

Masukkan fakta Anda ke instruksi sebelum panggilan

Templat tahu jenis panggilannya. Templat tidak tahu produk Anda. Instruksi adalah tempat Anda memberitahukannya, dan layak diberi sepuluh menit sebelum panggilan penting.

1. Mulai sesi dari templatnya, atau jadwalkan lebih awal dengan templat, peran, dan instruksi yang sudah diatur. Pengingatnya berupa notifikasi yang membuka sesi; sesi tidak dimulai dengan sendirinya.
2. Edit instruksinya. Tambahkan fakta yang mungkin ditanyakan: apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan produk, nama paket dan isi masing-masing, harganya, diskon yang boleh Anda berikan dan yang tidak.
3. Sebutkan siapa Anda dan siapa kliennya: “Saya account manager. Klien adalah biro arsitek di Bandung dengan 40 karyawan yang ingin mengganti spreadsheet-nya.”
4. Beri tahu apa yang harus dilakukan saat ia tidak tahu: “Jika harga atau fitur tidak ada di catatan ini, katakan saja. Jangan menebak.” Angka keliru yang disampaikan dengan yakin lebih buruk daripada tidak ada angka.
5. Atur Tingkat Detail ke Singkat.
6. Pastikan Terjemahkan mati. Ini pengaturan untuk seluruh aplikasi: jika dinyalakan untuk sesi sebelumnya, ia masih menyala.

Jawaban singkat yang bisa dibaca di tengah kalimat

Selama panggilan Anda punya hitungan detik, bukan menit. Dengan Tingkat Detail di Singkat, jawabannya cukup pendek untuk ditangkap sekilas sambil terus berbicara; Seimbang dan Terperinci untuk persiapan. Jika layar berada sejauh satu lengan, Pengaturan › Penampilan › Ukuran Font Obrolan di aplikasi membuat teksnya lebih besar.

Di tengah panggilan Anda tidak bisa berbicara kepada asisten tanpa ikut berbicara kepada klien, jadi ketiklah. Kotak bertuliskan “Tanyakan AI atau tempel konteks…” menerima pertanyaan beberapa kata — “harga 40 pengguna, tahunan?”, “apa kata mereka soal proses mereka sekarang?” — dan juga tempat menempelkan apa yang dikirim klien di chat, seperti daftar kebutuhan.

Lirik, lalu kembali ke orangnya. Jawaban bagus di layar tidak ada gunanya jika klien bisa melihat Anda berhenti mendengarkan.

Video call di Mac

Sebagian besar panggilan dengan klien terjadi di layar, dan dengan headphone terpasang, ucapan klien tidak pernah sampai ke mikrofon. Di Mac, “Sistem” menyalakan audio sistem, sehingga pihak seberang juga masuk ke transkrip, di aplikasi mana pun panggilannya berlangsung. macOS meminta izin Perekaman Layar & Audio Sistem saat pertama kali.

Saat klien membagikan layarnya — dokumen kebutuhan, proses mereka saat ini, penawaran yang mereka terima — pilih jendela itu dengan “Tampilan” dan klik “Tangkapan layar”. Hasil tangkapannya langsung dikirim ke asisten, dan Anda bisa bertanya tentangnya dengan mengetik.

Di iPhone dan iPad sesi hanya mendengar mikrofon, jadi lebih cocok untuk pertemuan berhadapan di meja daripada panggilan dengan headphone. Biarkan aplikasi terbuka dan layar menyala sepanjang pertemuan: sesi langsung berakhir saat aplikasi masuk ke latar belakang atau layar terkunci.

Beri tahu klien

Klien yang belakangan tahu bahwa panggilannya ditranskripsi tanpa diberi tahu tidak akan percaya pada panggilan berikutnya. Katakan di awal: “Saya memakai asisten yang mentranskripsi panggilan kita supaya saya bisa mendengarkan alih-alih mencatat — apakah Bapak/Ibu tidak keberatan?” Kebanyakan orang tidak keberatan. Beberapa tempat mewajibkan persetujuan semua orang menurut hukum, dan kebijakan sebagian klien melarangnya; jika mereka menolak, jangan mulai sesinya, dan catat dengan tangan.

Jelaskan dengan tepat ke mana kata-kata itu pergi, karena klien mungkin bertanya. Dalam sesi cloud, audio dikirim dari perangkat langsung ke Realtime API milik OpenAI. Sesi disimpan di perangkat Anda tanpa sinkronisasi cloud, dan server Arte Soft tidak pernah menerima audio, transkrip, maupun jawaban. Perusahaan Anda mungkin punya aturan sendiri tentang memasukkan informasi klien ke alat AI; periksa sebelum panggilan pertama, bukan sesudahnya. Panduan tentang merekam dan mentranskripsi orang lain membahas aturan persetujuan lebih rinci.

Setelah panggilan

Asisten tidak menulis laporan panggilan, memperbarui CRM, atau membuat tindak lanjut dengan sendirinya. Yang ditinggalkannya untuk Anda adalah transkrip dan jawaban, di perangkat Anda, di dalam sesi.

Tindak lanjutnya Anda buat sendiri. “Buat Tugas” dari “Hasil” mengubah satu momen menjadi tugas, dengan status dari Backlog hingga Selesai, prioritas, tanggal mulai dan selesai, komentar, dan lampiran seperti tangkapan layar dari apa yang dibagikan klien. Untuk membuat draf email tindak lanjut, mintalah kepada asisten sebelum Anda mengakhiri sesi, lalu pilih teks di jawabannya dan salin; tidak ada tombol ekspor atau bagikan.

Periksa setiap angka sebelum dituliskan. Asisten menjawab dari instruksi Anda dan dari apa yang didengarnya, dan harga yang disampaikan kepada klien harus berasal dari daftar harga Anda, bukan dari satu baris di layar. Untuk ketentuan kontrak, yang tepat untuk meninjaunya tetap tim hukum atau tim komersial Anda.