商談・営業の通話をAIがリアルタイムでサポート

通話中のライブの助けは何のためか

顧客との通話で困る瞬間は、小さくて速いものです。めったに売らないプランについての質問、うろ覚えの数字、20分前に顧客が口にした細かいことが急に大事になる場面。ライブの助けは、そういう瞬間のためのものです。文字起こしには話されたことが残り、アシスタントにはあなたの指示があり、あなたは聞くだけです。

台本でも自動操縦でもありません。通話を進めるのはあなたです。アシスタントは、価格表に目を通してメモを取りながら隣に座っている、準備の行き届いた同僚に近い存在です。

商談の段階に合うテンプレートを選ぶ

17種類のテンプレートのうち、3つが営業の会話に合います。どれもその種類の会話のための役割と指示から始まり、それを自分の製品とこの顧客に合わせて具体的にしていきます。

• 「顧客ヒアリング」：初期の通話。何かを提案する前に、顧客の状況、ニーズ、制約を理解するのが目的です。
• 「営業デモ」：製品を見せる場面。機能、プラン、合うかどうかについての質問が次々と来ます。
• 「交渉」：価格と条件。正確な数字と、譲れることと譲れないことがいちばん大事な場面です。

通話の前に、事実を指示に入れておく

テンプレートは、これがどんな種類の通話かを知っています。あなたの製品のことは知りません。それを伝える場所が指示で、大事な通話の前なら10分かける価値があります。

1. テンプレートからセッションを始めるか、テンプレート、役割、指示を設定したうえで前もって予定を入れておきます。リマインダーはセッションを開く通知で、セッションを自動で始めるものではありません。
2. 指示を編集します。聞かれそうな事実を加えます。製品にできること、できないこと、プランの名前とそれぞれの内容、価格、出せる値引きと出せない値引き。
3. 自分が誰で、顧客が誰かを書きます。「私は担当営業です。顧客は社員40名の設計事務所で、スプレッドシートでの管理から乗り換えたいと考えています。」
4. わからないときにどうするかを伝えます。「価格や機能がこのメモにないときは、そう言ってください。推測はしないでください。」。自信たっぷりの間違った数字は、数字がないより悪いものです。
5. 「詳細レベル」を「簡潔」にします。
6. 「翻訳する」がオフになっていることを確かめます。アプリ全体の設定なので、前のセッションでオンにしていたら、まだオンのままです。

話しながら読める短い答え

通話中に使えるのは数分ではなく数秒です。「詳細レベル」を「簡潔」にすれば、話し続けながらひと目で読める短い答えになります。「バランス」と「詳細」は準備のためのものです。画面が離れていれば、アプリの「設定」の「外観」にある「チャットのフォントサイズ」で文字を大きくできます。

通話の最中にアシスタントに話しかければ、顧客にも聞こえてしまいます。だから打ち込みます。「AI に質問するか、コンテキストを貼り付けます...」と書かれた入力欄なら、「40席、年契約の価格は？」「今のやり方について何て言ってた？」のような数語の質問で足ります。顧客がチャットで送ってきたもの、たとえば要件の一覧を貼り付けるのもここです。

ちらっと見たら、相手に目を戻しましょう。画面に良い答えがあっても、聞くのをやめたことが顧客に見えてしまっては意味がありません。

Mac でのビデオ通話

顧客との通話の多くは画面越しで、ヘッドホンをしていると顧客の声はマイクに届きません。Mac では「システム」でシステムオーディオをオンにすれば、通話がどのアプリで動いていても、相手側の声も文字起こしに入ります。初回は macOS が「画面収録とシステムオーディオ録音」の許可を求めます。

顧客が画面を共有したら——要件をまとめた文書、今の業務の流れ、ほかで受け取った見積もり——「ディスプレイ」でそのウィンドウを選び、「スクリーンショット」をクリックします。キャプチャはすぐにアシスタントに送られ、それについて打ち込んで質問できます。

iPhone と iPad ではセッションはマイクしか聞かないので、ヘッドホンでの通話より、テーブルを挟んだ打ち合わせに向いています。打ち合わせのあいだはずっとアプリを開いたまま、画面をつけたままにしてください。アプリがバックグラウンドに移るか画面がロックされると、ライブセッションは終了します。

顧客に伝える

知らされないまま通話が文字起こしされていたとあとで知った顧客は、次の通話を信用しません。最初に言いましょう。「メモを取る代わりにお話をきちんと聞けるよう、通話を文字起こしするアシスタントを使っていますが、よろしいでしょうか？」。たいていの人はかまいません。全員の同意を法律で求める場所もあり、顧客自身の方針で認められないこともあります。断られたらセッションは始めず、手でメモを取ってください。

言葉がどこへ行くかは正確に伝えましょう。顧客に聞かれることもあります。クラウドのセッションでは、音声は端末から OpenAI の Realtime API に直接送られます。セッションは端末に保存され、クラウド同期はありません。Arte Soft のサーバーが音声・文字起こし・回答を受け取ることはありません。あなたの会社には、顧客の情報を AI ツールに入れることについて独自の決まりがあるかもしれません。最初の通話のあとではなく、前に確かめてください。他人の会話の録音と文字起こしのガイドで、同意のルールを詳しく説明しています。

通話のあとで

アシスタントが自分から通話報告を書いたり、CRM を更新したり、フォローアップを作ったりすることはありません。残るのは、端末上のセッションにある文字起こしと答えです。

フォローアップはあなたが作ります。「結果」から「タスクの作成」で、ある場面をタスクにでき、「バックログ」から「完了」までのステータス、優先順位、開始日と終了日、コメント、顧客が共有した画面のスクリーンショットのような添付ファイルをつけられます。フォローアップのメールを下書きするなら、セッションを終える前にアシスタントに頼み、答えのテキストを選択してコピーします。書き出しボタンや共有ボタンはありません。

書面にする前に、数字はすべて確かめてください。アシスタントはあなたの指示と聞き取った内容から答えるので、顧客に伝える価格は、画面の一行ではなく自分の価格表から取るべきです。契約条件をチェックするのは、やはり法務や営業管理のチームです。