KI-hjelp i sanntid i salgssamtaler og kundemøter

Hva direktehjelp i en samtale er til

I en kundesamtale er de vanskelige øyeblikkene små og raske: et spørsmål om en pakke du sjelden selger, et tall du bare halvveis husker, en detalj kunden nevnte for tjue minutter siden som plutselig betyr noe. Direktehjelp er til de øyeblikkene. Transkripsjonen har det som ble sagt, assistenten har instruksjonene dine, og du spør.

Det er ikke et manus og ikke en autopilot. Du leder fortsatt samtalen. Assistenten er nærmere en godt forberedt kollega ved siden av deg, som har lest prislisten og tar notater.

Velg malen for fasen i salget

Tre av de sytten malene passer en salgssamtale. Hver begynner med en rolle og instruksjoner for sin type samtale, som du så gjør spesifikke for produktet ditt og denne kunden.

• Behovskartlegging: den tidlige samtalen, der jobben er å forstå kundens situasjon, behov og begrensninger før du foreslår noe.
• Salgsdemo: å vise produktet, med spørsmål om funksjoner, pakker og om det passer, som kommer underveis.
• Forhandling: pris og vilkår, der nøyaktige tall og hva du kan og ikke kan gi etter på, betyr mest.

Legg fakta inn i instruksjonene før samtalen

Malen vet hva slags samtale dette er. Den kjenner ikke produktet ditt. Instruksjonene er der du forteller den det, og de er verdt ti minutter før en viktig samtale.

1. Start en økt fra malen, eller planlegg den på forhånd med malen, rollene og instruksjonene allerede satt. Påminnelsen er et varsel som åpner økten; den starter ikke økten av seg selv.
2. Rediger instruksjonene. Legg inn fakta du kan bli spurt om: hva produktet gjør og ikke gjør, navnene på pakkene og hva hver av dem inneholder, prisene, rabatten du kan gi og den du ikke kan gi.
3. Si hvem du er og hvem kunden er: «Jeg er kundeansvarlig. Kunden er et arkitektkontor med 40 ansatte som vil erstatte regnearkene sine.»
4. Fortell den hva den skal gjøre når den ikke vet: «Står ikke en pris eller en funksjon i disse notatene, si det. Ikke gjett.» Et selvsikkert feil tall er verre enn ikke noe tall.
5. Sett Detaljnivå til Kort.
6. Sjekk at Oversett er av. Det er en innstilling for hele appen: ble den slått på i en tidligere økt, står den fortsatt på.

Korte svar du kan lese midt i en setning

I en samtale har du sekunder, ikke minutter. Med Detaljnivå på Kort er svarene korte nok til å oppfatte med et blikk mens du fortsetter å snakke; Balansert og Detaljert er til forberedelse. Står skjermen på en armlengdes avstand, gjør Innstillinger › Utseende › Chat skriftstørrelse i appen teksten større.

Midt i en samtale kan du ikke snakke til assistenten uten å snakke til kunden også, så skriv. Feltet «Spør AI eller lim inn kontekst…» tar et spørsmål på noen få ord — «pris for 40 lisenser, årlig?», «hva sa de om dagens prosess?» — og det er også stedet å lime inn det kunden sender i chatten, som en kravliste.

Et blikk, og så tilbake til personen. Et godt svar på skjermen er til ingen nytte hvis kunden ser at du har sluttet å lytte.

Videosamtaler på Mac

De fleste kundesamtaler skjer på en skjerm, og med hodetelefoner når det kunden sier, aldri mikrofonen. På Mac slår System på systemlyd, så den andre siden av samtalen også kommer med i transkripsjonen, uansett hvilken app samtalen kjører i. macOS ber om tillatelse til skjerm- og systemlydopptak første gang.

Når kunden deler skjermen sin — et kravdokument, dagens prosess, et tilbud de har fått — velger du det vinduet under «Skjerm» og klikker Skjermdump. Bildet går til assistenten med en gang, og du kan spørre om det skriftlig.

På iPhone og iPad hører økten bare mikrofonen, så den passer til et møte over et bord heller enn en samtale med hodetelefoner. Hold appen åpen og skjermen på gjennom hele møtet: en direkteøkt avsluttes når appen går i bakgrunnen eller skjermen låses.

Si det til kunden

En kunde som senere finner ut at en samtale ble transkribert uten at de fikk vite det, stoler ikke på den neste. Si det i starten: «Jeg bruker en assistent som transkriberer samtalene våre, så jeg kan lytte i stedet for å ta notater — er det greit for deg?» De fleste synes det er helt i orden. Noen steder krever loven samtykke fra alle, og noen kunders egne retningslinjer utelukker det; sier de nei, ikke start økten, og ta notater for hånd.

Vær nøyaktig om hvor ordene går, for en kunde kan spørre. I en skyøkt går lyden fra enheten rett til OpenAIs Realtime API. Økten lagres på enheten din uten skysynkronisering, og Arte Softs servere mottar aldri lyden, transkripsjonene eller svarene. Firmaet ditt kan ha egne regler for å legge kundeinformasjon inn i KI-verktøy; sjekk dem før den første samtalen, ikke etterpå. Veiledningen om å ta opp og transkribere andre går nærmere inn på samtykkereglene.

Etter samtalen

Assistenten skriver ikke en samtalerapport, oppdaterer ikke et CRM og lager ikke oppfølginger av seg selv. Det den etterlater deg, er transkripsjonen og svarene, på enheten din, i økten.

Oppfølgingene lager du selv. Opprett oppgave fra Resultater gjør et øyeblikk om til en oppgave, med en status fra «Etterslep» til «Ferdig», en prioritet, start- og sluttdato, kommentarer og vedlegg som et skjermbilde av det kunden delte. For å lage et utkast til oppfølgings-e-posten spør du assistenten før du avslutter økten, og markerer og kopierer så teksten i svaret; det finnes ingen eksport- eller delingsknapp.

Sjekk hvert tall før det havner skriftlig. Assistenten svarer ut fra instruksjonene dine og det den hørte, og en pris du gir en kunde, bør komme fra prislisten din, ikke fra en linje på en skjerm. Når det gjelder kontraktsvilkår, er det fortsatt jurist- eller salgsavdelingen din som bør gå gjennom dem.