IA em tempo real para chamadas de vendas e com clientes

Para que serve a ajuda ao vivo numa chamada

Numa chamada com cliente, os momentos difíceis são pequenos e rápidos: uma pergunta sobre um plano que você quase nunca vende, um número de que você se lembra pela metade, um detalhe que o cliente mencionou vinte minutos atrás e que de repente importa. A ajuda ao vivo é para esses momentos. A transcrição guarda o que foi dito, o assistente tem as suas instruções, e você pergunta.

Não é um roteiro nem um piloto automático. Quem conduz a chamada continua sendo você. O assistente está mais para um colega bem preparado sentado ao seu lado, que leu a tabela de preços e está tomando notas.

Escolha o modelo para a etapa da venda

Três dos dezessete modelos servem para uma conversa de vendas. Cada um começa com um papel e instruções para o seu tipo de conversa, que você depois adapta ao seu produto e a este cliente.

• Descoberta de cliente: a primeira chamada, em que o trabalho é entender a situação, as necessidades e as restrições do cliente antes de propor qualquer coisa.
• Demonstração de vendas: mostrar o produto, com perguntas sobre recursos, planos e adequação surgindo pelo caminho.
• Negociação: preço e condições, em que números exatos e o que você pode e não pode ceder importam mais.

Coloque os seus dados nas instruções antes da chamada

O modelo sabe que tipo de chamada é esta. Ele não conhece o seu produto. As instruções são o lugar para contar, e valem dez minutos antes de uma chamada importante.

1. Inicie uma sessão com o modelo, ou agende-a com antecedência, com o modelo, os papéis e as instruções já definidos. O lembrete é uma notificação que abre a sessão; ele não inicia a sessão sozinho.
2. Edite as instruções. Acrescente os dados sobre os quais podem perguntar: o que o produto faz e não faz, os nomes dos planos e o que cada um inclui, os preços, o desconto que você pode dar e o que não pode.
3. Diga quem você é e quem é o cliente: “Sou o gerente de contas. O cliente é um escritório de arquitetura de 40 pessoas que quer substituir as planilhas.”
4. Diga o que fazer quando ele não souber: “Se um preço ou um recurso não estiver nestas notas, diga isso. Não chute.” Um número errado dito com confiança é pior do que nenhum número.
5. Em Nível de detalhe, escolha Breve.
6. Confira que Traduzir está desativado. É uma configuração do app inteiro: se foi ativada numa sessão anterior, continua ativada.

Respostas breves para ler no meio da frase

Durante uma chamada, você tem segundos, não minutos. Com o Nível de detalhe em Breve, as respostas são curtas o bastante para captar de relance enquanto você continua falando; Equilibrado e Detalhado são para a preparação. Se a tela estiver à distância de um braço, Ajustes › Aparência › Tamanho da fonte do bate-papo, no app, aumenta o texto.

No meio de uma chamada, você não consegue falar com o assistente sem falar também com o cliente, então digite. A caixa “Pergunte à IA ou cole o contexto…” aceita uma pergunta em poucas palavras — “preço para 40 licenças, anual?”, “o que disseram sobre o processo atual?” — e também é o lugar para colar o que o cliente manda no chat, como uma lista de requisitos.

Olhe e volte para a pessoa. Uma boa resposta na tela não serve de nada se o cliente perceber que você parou de ouvir.

Chamadas de vídeo no Mac

A maioria das chamadas com clientes acontece numa tela e, com fones de ouvido, a voz do cliente nunca chega ao microfone. No Mac, “Sistema” ativa o áudio do sistema, então o outro lado da chamada também entra na transcrição, seja qual for o app da chamada. O macOS pede a permissão de gravação de tela e áudio do sistema na primeira vez.

Quando o cliente compartilha a tela — um documento de requisitos, o processo atual, um orçamento que recebeu —, escolha essa janela em “Tela” e clique em Captura de tela. A captura vai para o assistente na hora, e você pode perguntar sobre ela digitando.

No iPhone e no iPad, a sessão só ouve o microfone, então serve para uma reunião frente a frente numa mesa, e não para uma chamada com fones. Mantenha o app aberto e a tela ligada durante toda a reunião: uma sessão ao vivo termina quando o app vai para segundo plano ou a tela bloqueia.

Avise o cliente

Um cliente que descobre depois que uma chamada foi transcrita sem aviso não vai confiar na próxima. Diga no começo: “Uso um assistente que transcreve as nossas chamadas para eu poder ouvir em vez de anotar — tudo bem para você?” A maioria não se importa. Alguns lugares exigem por lei o consentimento de todos, e as políticas de alguns clientes não permitem; se disserem não, não inicie a sessão e anote à mão.

Seja exato sobre para onde vão as palavras, porque o cliente pode perguntar. Numa sessão na nuvem, o áudio vai do aparelho direto para a Realtime API da OpenAI. A sessão fica salva no seu aparelho, sem sincronização na nuvem, e os servidores da Arte Soft nunca recebem o áudio, as transcrições ou as respostas. A sua empresa pode ter regras próprias sobre colocar informações de clientes em ferramentas de IA; confira antes da primeira chamada, não depois. O guia sobre gravar e transcrever outras pessoas detalha as regras de consentimento.

Depois da chamada

O assistente não escreve um relatório da chamada, não atualiza um CRM nem cria follow-ups sozinho. O que ele deixa para você é a transcrição e as respostas, no seu aparelho, na sessão.

Os follow-ups ficam por sua conta. Criar tarefa em Resultados transforma um momento numa tarefa, com um status de Pendências a Concluído, uma prioridade, datas de início e de término, comentários e anexos, como uma captura de tela do que o cliente compartilhou. Para rascunhar o e-mail de follow-up, peça ao assistente antes de encerrar a sessão e depois selecione o texto da resposta e copie; não há botão de exportar nem de compartilhar.

Confira cada número antes de colocá-lo por escrito. O assistente responde com base nas suas instruções e no que ouviu, e um preço passado a um cliente deve vir da sua tabela de preços, não de uma linha numa tela. Para as condições de um contrato, quem revisa continua sendo o seu time jurídico ou comercial.