業務 AI 助理：銷售、客戶通話中即時提供答案

通話中的即時協助是做什麼的

客戶通話中的難關都是小而快的：一個你很少賣的方案的問題、一個你只記得一半的數字、客戶二十分鐘前提到、突然變得重要的細節。即時協助就是為這些時刻準備的。逐字稿記住了說過的話，助理有你的指示，你只要問。

它不是講稿，也不是自動駕駛。通話仍然由你主導。助理比較像坐在你旁邊、準備充分的同事，讀過價目表，也一直在做筆記。

依成交階段選擇範本

十七個範本中，有三個適合銷售對話。每個都以該類對話的角色和指示開頭，你再針對自己的產品和這位客戶調整。

• 客戶需求挖掘：初期的通話，任務是在提出任何方案之前，先了解客戶的狀況、需求和限制。
• 銷售示範：展示產品，關於功能、方案和適不適合的問題會陸續出現。
• 洽談：價格和條件，精確的數字，以及你能讓步和不能讓步的地方最重要。

通話前把你的資料放進指示

範本知道這是哪一類通話，但不知道你的產品。指示就是你告訴它的地方，在重要的通話前花十分鐘很值得。

1. 用範本開始工作階段，或事先排程，把範本、角色和指示都設定好。提醒是一則會開啟工作階段的通知；它不會自己開始工作階段。
2. 編輯指示。加入可能被問到的資料：產品能做什麼、不能做什麼，各方案的名稱和內容、價格、你能給的折扣，以及你不能給的折扣。
3. 說明你是誰、客戶是誰：「我是客戶經理。客戶是一家 40 人的建築師事務所，想取代他們的試算表。」
4. 告訴它不知道時該怎麼做：「如果這些筆記裡沒有某個價格或功能，就直說。不要猜。」一個說得很有自信的錯誤數字，比沒有數字更糟。
5. 把「細節等級」設為「簡潔」。
6. 確認「翻譯」是關閉的。它是全 App 的設定：如果之前的工作階段開啟過，它現在仍然開著。

說話中途也讀得完的簡潔回答

通話中你只有幾秒，沒有幾分鐘。「細節等級」設為「簡潔」時，回答短到你一邊說話一邊瞄一眼就能看完；「平衡」和「詳細」留給準備階段。如果螢幕離你一臂遠，App 的「設定」›「外觀」›「聊天字體大小」可以把字調大。

通話中你沒辦法對助理說話而不讓客戶聽到，所以用打的。「詢問 AI 或貼上上下文...」輸入框接受幾個字的問題——「40 個使用者授權，年約價格？」、「他們對目前的流程說了什麼？」——這裡也是貼上客戶在聊天室傳來的內容的地方，例如一份需求清單。

瞄一眼，就回到對方身上。如果客戶看得出你已經沒在聽，螢幕上的好答案也沒用。

Mac 上的視訊通話

大多數客戶通話都在螢幕上進行，而戴著耳機時，客戶的聲音根本到不了麥克風。在 Mac 上，「系統」會開啟系統音訊，所以不管通話用哪個 App，另一方的話也會進入逐字稿。第一次使用時，macOS 會要求「螢幕與系統錄音」權限。

客戶分享螢幕時——需求文件、他們目前的流程、他們拿到的報價——就用「顯示器」選擇那個視窗，按一下「截圖」。擷取的畫面會立刻傳給助理，你可以打字問關於它的問題。

在 iPhone 和 iPad 上，工作階段只聽得到麥克風，所以適合隔著桌子的會議，而不是戴耳機的通話。整場會議都要讓 App 保持開啟、螢幕保持亮著：App 一進入背景或螢幕一鎖定，即時工作階段就會結束。

告訴客戶

客戶如果事後才發現通話在沒被告知的情況下被轉錄，下一次就不會再信任你。一開始就說：「我會用一個助理轉錄我們的通話，這樣我可以專心聽，不用一直做筆記——您介意嗎？」大多數人都沒問題。有些地方法律要求所有人同意，有些客戶自己的政策也不允許；如果對方說不，就不要開始工作階段，改用手寫筆記。

要準確說明話語傳到哪裡，因為客戶可能會問。在雲端工作階段中，音訊從裝置直接傳送到 OpenAI 的 Realtime API。工作階段儲存在你的裝置上，沒有雲端同步，Arte Soft 的伺服器從不接收音訊、逐字稿或回答。你的公司可能對把客戶資料放進 AI 工具有自己的規定；請在第一通電話之前確認，而不是之後。關於錄製和轉錄他人對話的指南，會更詳細地說明同意的規則。

通話之後

助理不會自己寫通話報告、更新 CRM 或建立後續事項。它留給你的是逐字稿和回答，存在你的裝置上、在工作階段裡。

後續事項由你建立。在「結果」中用「創建任務」把某個時刻變成任務，設定從「待辦事項」到「完成」的狀態、優先順序、開始和結束日期、留言，以及附件，例如客戶分享內容的截圖。要草擬後續追蹤的電子郵件，就在結束工作階段前請助理寫，再選取回答中的文字拷貝；沒有匯出或分享按鈕。

任何數字寫進文件之前都要核對。助理根據你的指示和它聽到的內容回答，而報給客戶的價格，應該來自你的價目表，而不是螢幕上的一行字。合約條款的正確審閱者，仍然是你的法務或商務團隊。