Pomoc AI na żywo w rozmowie sprzedażowej i z klientem

Do czego służy pomoc na żywo w rozmowie

W rozmowie z klientem trudne chwile są małe i szybkie: pytanie o plan, który rzadko sprzedajesz, liczba, którą pamiętasz tylko w połowie, szczegół, o którym klient wspomniał dwadzieścia minut temu, a który nagle ma znaczenie. Pomoc na żywo jest właśnie na te chwile. Transkrypcja przechowuje to, co powiedziano, asystent ma twoje instrukcje, a ty pytasz.

To nie scenariusz ani autopilot. Rozmowę nadal prowadzisz ty. Asystent przypomina raczej dobrze przygotowanego kolegę, który siedzi obok, zna cennik i robi notatki.

Wybierz szablon do etapu sprzedaży

Trzy z siedemnastu szablonów pasują do rozmowy sprzedażowej. Każdy zaczyna się od roli i instrukcji do swojego rodzaju rozmowy, które potem dopasowujesz do swojego produktu i tego klienta.

• Rozpoznanie potrzeb klienta: wczesna rozmowa, w której chodzi o zrozumienie sytuacji, potrzeb i ograniczeń klienta, zanim cokolwiek zaproponujesz.
• Prezentacja sprzedażowa: pokazywanie produktu, gdy na bieżąco padają pytania o funkcje, plany i dopasowanie.
• Negocjacje: cena i warunki, gdzie najważniejsze są dokładne liczby i to, na co możesz, a na co nie możesz się zgodzić.

Przed rozmową wpisz swoje fakty do instrukcji

Szablon wie, jaki to rodzaj rozmowy. Nie zna twojego produktu. W instrukcjach mu o nim mówisz, a przed ważną rozmową warto poświęcić im dziesięć minut.

1. Zacznij sesję z szablonem albo zaplanuj ją wcześniej, z ustawionym już szablonem, rolami i instrukcjami. Przypomnienie to powiadomienie, które otwiera sesję; samo sesji nie zaczyna.
2. Edytuj instrukcje. Dodaj fakty, o które ktoś może zapytać: co produkt robi, a czego nie, nazwy planów i co każdy obejmuje, ceny, rabat, który możesz dać, i ten, którego dać nie możesz.
3. Napisz, kim jesteś i kim jest klient: „Jestem opiekunem klienta. Klient to pracownia architektoniczna zatrudniająca 40 osób, która chce zastąpić swoje arkusze kalkulacyjne.”
4. Napisz, co ma robić, gdy czegoś nie wie: „Jeśli ceny lub funkcji nie ma w tych notatkach, powiedz to. Nie zgaduj.” Pewna siebie błędna liczba jest gorsza niż żadna.
5. Ustaw „Poziom szczegółowości” na „Krótkie”.
6. Sprawdź pod przyciskiem Przetłumacz, czy tłumaczenie jest wyłączone. To ustawienie całej aplikacji: jeśli włączono je w którejś wcześniejszej sesji, nadal jest włączone.

Krótkie odpowiedzi, które przeczytasz w pół zdania

W trakcie rozmowy masz sekundy, a nie minuty. Gdy „Poziom szczegółowości” jest ustawiony na „Krótkie”, odpowiedzi są na tyle krótkie, że ogarniesz je jednym spojrzeniem, mówiąc dalej; „Zrównoważone” i „Szczegółowe” są do przygotowań. Jeśli ekran jest na wyciągnięcie ręki, Ustawienia › Wygląd › Rozmiar czcionki czatu w aplikacji powiększa tekst.

W środku rozmowy nie możesz mówić do asystenta, nie mówiąc jednocześnie do klienta, więc pisz. Pole „Zapytaj AI lub wklej kontekst…” przyjmuje pytanie w kilku słowach — „cena za 40 licencji, rocznie?”, „co mówili o swoim obecnym procesie?” — i to także miejsce, w które wkleisz to, co klient wysyła na czacie, na przykład listę wymagań.

Zerknij i wróć do rozmówcy. Dobra odpowiedź na ekranie na nic się nie zda, jeśli klient widzi, że przestałeś słuchać.

Rozmowy wideo na Macu

Większość rozmów z klientami odbywa się przez ekran, a w słuchawkach głos klienta nigdy nie dociera do mikrofonu. Na Macu System włącza dźwięk systemowy, więc druga strona rozmowy też trafia do transkrypcji, niezależnie od aplikacji, w której toczy się rozmowa. Za pierwszym razem macOS poprosi o pozwolenie na nagrywanie ekranu i dźwięku systemowego.

Gdy klient udostępnia ekran — dokument z wymaganiami, swój obecny proces, ofertę, którą dostał — wybierz to okno w menu Wyświetlacz i kliknij „Zrzut ekranu”. Przechwycony obraz od razu trafia do asystenta i możesz o niego zapytać, pisząc.

Na iPhonie i iPadzie sesja słyszy tylko mikrofon, więc pasuje do spotkania przy stole, a nie do rozmowy na słuchawkach. Przez całe spotkanie trzymaj aplikację otwartą, a ekran włączony: sesja na żywo kończy się, gdy aplikacja przejdzie w tło albo ekran się zablokuje.

Powiedz klientowi

Klient, który dowie się później, że rozmowa była transkrybowana bez jego wiedzy, nie zaufa następnej. Powiedz to na początku: „Korzystam z asystenta, który transkrybuje nasze rozmowy, żebym mógł słuchać zamiast notować — czy to Państwu odpowiada?” Większość ludzi nie ma nic przeciwko. W niektórych miejscach prawo wymaga zgody wszystkich, a wewnętrzne zasady niektórych klientów to wykluczają; jeśli klient odmówi, nie zaczynaj sesji i notuj ręcznie.

Mów precyzyjnie, dokąd trafiają słowa, bo klient może zapytać. W sesji w chmurze dźwięk trafia z urządzenia prosto do Realtime API OpenAI. Sesja jest zapisywana na twoim urządzeniu, bez synchronizacji z chmurą, a serwery Arte Soft nigdy nie otrzymują dźwięku, transkrypcji ani odpowiedzi. Twoja firma może mieć własne zasady dotyczące wprowadzania informacji o klientach do narzędzi AI; sprawdź je przed pierwszą rozmową, a nie po niej. Poradnik o nagrywaniu i transkrypcji innych osób omawia zasady zgody dokładniej.

Po rozmowie

Asystent sam nie pisze raportu z rozmowy, nie aktualizuje CRM-u i nie tworzy zadań na dalsze kroki. Zostawia ci transkrypcję i odpowiedzi, na twoim urządzeniu, w sesji.

Dalsze kroki tworzysz sam. „Utwórz zadanie” w widoku Wyniki zamienia moment w zadanie ze stanem od „Zaległości” do „Gotowe”, priorytetem, datą rozpoczęcia i zakończenia, komentarzami i załącznikami, takimi jak zrzut ekranu tego, co udostępnił klient. Żeby napisać szkic maila po rozmowie, poproś o niego asystenta przed zakończeniem sesji, a potem zaznacz tekst w odpowiedzi i skopiuj go; nie ma przycisku eksportu ani udostępniania.

Sprawdź każdą liczbę, zanim trafi na piśmie do klienta. Asystent odpowiada na podstawie twoich instrukcji i tego, co usłyszał, a cena podana klientowi powinna pochodzić z twojego cennika, a nie z wiersza na ekranie. Warunki umowy nadal powinien sprawdzić twój dział prawny lub handlowy.