Reaaliaikainen tekoälyapu myynti- ja asiakaspuheluun

Mihin reaaliaikainen apu puhelussa sopii

Asiakaspuhelussa vaikeat hetket ovat pieniä ja nopeita: kysymys paketista, jota myyt harvoin, luku, jonka muistat puoliksi, yksityiskohta, jonka asiakas mainitsi kaksikymmentä minuuttia sitten ja josta tulee yhtäkkiä tärkeä. Reaaliaikainen apu on niitä hetkiä varten. Litterointi sisältää sanotun, avustajalla on ohjeesi, ja sinä kysyt.

Se ei ole käsikirjoitus eikä autopilotti. Sinä vedät puhelun edelleen. Avustaja on lähempänä hyvin valmistautunutta kollegaa vieressäsi, joka on lukenut hinnaston ja tekee muistiinpanoja.

Valitse istuntomalli kaupan vaiheen mukaan

Seitsemästätoista istuntomallista kolme sopii myyntikeskusteluun. Jokainen alkaa roolilla ja ohjeilla omanlaistaan keskustelua varten, ja teet niistä sitten tarkkoja omalle tuotteellesi ja tälle asiakkaalle.

• Asiakkaan tarvekartoitus: varhainen puhelu, jossa tehtävä on ymmärtää asiakkaan tilanne, tarpeet ja rajoitteet ennen kuin ehdotat mitään.
• Myyntidemo: tuotteen esittely, jonka aikana kysymyksiä ominaisuuksista, paketeista ja sopivuudesta tulee sitä mukaa.
• Neuvottelu: hinta ja ehdot, joissa tarkat luvut ja se, missä voit ja et voi joustaa, merkitsevät eniten.

Laita faktasi ohjeisiin ennen puhelua

Istuntomalli tietää, millainen puhelu on kyseessä. Se ei tunne tuotettasi. Ohjeissa kerrot sen, ja ne ovat tärkeän puhelun alla kymmenen minuutin arvoiset.

1. Aloita istunto istuntomallilla tai ajoita se etukäteen niin, että istuntomalli, roolit ja ohjeet ovat valmiina. Muistutus on ilmoitus, joka avaa istunnon; se ei aloita istuntoa itsestään.
2. Muokkaa ohjeita. Lisää faktat, joita sinulta saatetaan kysyä: mitä tuote tekee ja mitä ei, pakettien nimet ja mitä kukin sisältää, hinnat, alennus, jonka voit antaa, ja se, jota et voi.
3. Kerro, kuka olet ja kuka asiakas on: ”Olen asiakasvastaava. Asiakas on 40 hengen arkkitehtitoimisto, joka haluaa päästä eroon Excel-taulukoistaan.”
4. Kerro, mitä tehdä, kun se ei tiedä: ”Jos hinta tai ominaisuus ei ole näissä muistiinpanoissa, sano se. Älä arvaa.” Varma väärä luku on huonompi kuin ei lukua lainkaan.
5. Valitse Yksityiskohtien tasoksi Lyhyt.
6. Tarkista, että Käännä on pois päältä. Se on koko sovelluksen asetus: jos se kytkettiin päälle aiemmassa istunnossa, se on yhä päällä.

Lyhyitä vastauksia, jotka ehdit lukea kesken lauseen

Puhelun aikana sinulla on sekunteja, ei minuutteja. Kun Yksityiskohtien taso on Lyhyt, vastaukset ovat tarpeeksi lyhyitä omaksuttaviksi vilkaisulla samalla kun puhut; Tasapainoinen ja Yksityiskohtainen ovat valmistautumista varten. Jos näyttö on käsivarren mitan päässä, sovelluksen Asetukset › Ulkonäkö › Chatin kirjasinkoko suurentaa tekstiä.

Kesken puhelun et voi puhua avustajalle puhumatta myös asiakkaalle, joten kirjoita. Kenttä ”Kysy tekoälyä tai liitä konteksti…” ottaa vastaan muutaman sanan kysymyksen — ”hinta 40 käyttäjälle, vuosisopimus?”, ”mitä he sanoivat nykyisestä prosessistaan?” — ja sinne voi myös liittää sen, mitä asiakas lähettää chattiin, kuten vaatimuslistan.

Vilkaise ja palaa ihmiseen. Hyvästä vastauksesta näytöllä ei ole hyötyä, jos asiakas näkee, että lakkasit kuuntelemasta.

Videopuhelut Macilla

Useimmat asiakaspuhelut käydään näytöllä, ja kuulokkeet päässä asiakkaan ääni ei koskaan tavoita mikrofonia. Macilla Järjestelmä kytkee järjestelmän äänen päälle, joten puhelun toinen osapuoli on myös litteroinnissa, oli puhelu missä sovelluksessa tahansa. macOS pyytää ensimmäisellä kerralla Näytön ja järjestelmän äänen tallennus -luvan.

Kun asiakas jakaa näyttönsä — vaatimusmäärittelyn, nykyisen prosessinsa, saamansa tarjouksen — valitse se ikkuna Näyttö-valinnalla ja klikkaa Kuvakaappaus. Kaappaus menee avustajalle heti, ja voit kysyä siitä kirjoittamalla.

iPhonella ja iPadilla istunto kuulee vain mikrofonin, joten se sopii pöydän yli käytävään tapaamiseen eikä kuulokepuheluun. Pidä sovellus auki ja näyttö päällä koko tapaamisen ajan: reaaliaikainen istunto päättyy, kun sovellus siirtyy taustalle tai näyttö lukittuu.

Kerro asiakkaalle

Asiakas, joka saa myöhemmin tietää, että puhelu litteroitiin kertomatta, ei luota seuraavaan. Sano se alussa: ”Käytän avustajaa, joka litteroi puhelumme, jotta voin kuunnella muistiinpanojen tekemisen sijaan — sopiiko se sinulle?” Useimmille se sopii. Joissain paikoissa laki edellyttää kaikkien suostumusta, ja joidenkin asiakkaiden omat käytännöt kieltävät sen; jos asiakas sanoo ei, älä aloita istuntoa, vaan tee muistiinpanot käsin.

Ole tarkka siitä, minne sanat menevät, koska asiakas voi kysyä. Pilvi-istunnossa ääni kulkee laitteelta suoraan OpenAI:n Realtime API:lle. Istunto tallennetaan laitteellesi ilman pilvisynkronointia, eivätkä Arte Softin palvelimet koskaan vastaanota ääntä, litterointeja tai vastauksia. Yritykselläsi voi olla omat sääntönsä asiakastietojen syöttämisestä tekoälytyökaluihin; tarkista ne ennen ensimmäistä puhelua, ei jälkeen. Opas muiden äänittämisestä ja litteroinnista kertoo suostumussäännöistä tarkemmin.

Puhelun jälkeen

Avustaja ei kirjoita puheluraporttia, päivitä CRM:ää tai luo jatkotoimia itsestään. Siitä jää sinulle litterointi ja vastaukset, laitteellesi, istuntoon.

Jatkotoimet luot itse. ”Luo tehtävä” Tulokset-näkymässä tekee hetkestä tehtävän, jolla on tila (Backlogista Valmiiseen), prioriteetti, aloitus- ja päättymispäivä, kommentit ja liitteet, kuten kuvakaappaus asiakkaan jakamasta näytöstä. Jos haluat luonnoksen jatkosähköpostista, pyydä sitä avustajalta ennen kuin lopetat istunnon, ja valitse sitten vastauksen teksti ja kopioi se; vienti- tai jakopainiketta ei ole.

Tarkista jokainen luku ennen kuin se menee kirjalliseen muotoon. Avustaja vastaa ohjeidesi ja kuulemansa pohjalta, ja asiakkaalle ilmoitetun hinnan pitää tulla hinnastostasi, ei näytön riviltä. Sopimusehtojen oikea tarkistaja on edelleen juridinen tai kaupallinen tiimisi.