AI 회의 비서: 봇이 통화에 들어오지 않는 방식

통화에 들어오는 봇이 많은 회의에 맞지 않는 이유

많은 회의 비서가 화상 통화에 참가자로 직접 들어오는 방식으로 작동합니다. 여기에는 대가가 따릅니다. 누군가 초대해야 하고, 주최자의 설정이나 회사의 IT 규정이 막을 수 있으며, 통화의 모든 사람이 참가자 목록에서 낯선 이름을 봅니다.

봇은 들어갈 통화도 필요합니다. 기록이 가장 중요한 회의 중 상당수는 방 안에서 열립니다. 현장 방문, 고객사 사무실에서의 미팅, 변호사와 마주 앉은 가족, 탁자에 둘러앉은 기획 회의. 거기에는 무언가 들어갈 통화가 없습니다.

다른 방법은 메모하는 사람처럼 듣는 것입니다. 방 안의 기기에서, 또는 통화가 돌아가는 컴퓨터에서.

이 앱은 대신 이렇게 듣습니다

iPhone, iPad, Mac에서 세션은 기기의 마이크로 듣습니다. 기기를 탁자 한가운데 두면 방 전체를 듣습니다. 회의 서비스에 연결되는 것도, 초대가 필요한 것도 없습니다.

Mac에는 두 번째 소스가 있습니다. ‘시스템’은 시스템 오디오, 즉 Mac이 직접 재생하는 소리를 켭니다. 화상 통화라면 다른 참가자들의 목소리입니다. 처음에는 macOS가 ‘화면 및 시스템 오디오 녹음’ 권한을 요청하며, 이것이 없으면 앱이 통화를 들을 수 없습니다. 앱은 회의 서비스에 연결하는 것이 아니라 소리를 듣기 때문에, 통화가 어떤 앱에서 이루어지든 상관없습니다.

iPhone과 iPad에는 시스템 오디오가 없습니다. 세션은 마이크가 듣는 것을 들으므로, 헤드폰을 끼고 하는 통화라면 Mac을 쓰세요.

대면 회의, 단계별로

회의 중이 아니라, 회의 시작 1분 전에.

1. 회의가 속한 프로젝트를 고르고, 맞는 템플릿으로 세션을 시작합니다. ‘의사결정회의’, ‘스프린트 계획’, ‘일일 스탠드업’, ‘고객 니즈 파악’ 등이 있습니다. 템플릿이 그런 종류의 대화에 맞는 역할과 지침을 어시스턴트에게 줍니다.
2. ‘상세 수준’을 ‘간략’으로 설정합니다. 회의 중에는 화면을 흘끗 볼 뿐, 긴 글을 읽지 않습니다.
3. AI 어시스턴트가 회의를 받아쓸 것이라고 모두에게 한 문장으로 알리고, 대답을 기다립니다.
4. 기기를 탁자 한가운데 평평하게 둡니다. 가장 말수가 적은 사람 앞이나 노트북 화면 뒤는 피하세요.
5. 논의가 시작되기 전에 ‘시작’을 탭합니다. 세션을 시작하기 전에 한 말은 받아쓰지 않습니다.
6. 끝날 때까지 화면을 켜 둡니다. 라이브 세션은 앱이 백그라운드로 가거나 화면이 잠기면 종료됩니다. 긴 회의라면 충전기에 연결하세요.
7. 회의가 끝나면 ‘종료’를 탭합니다.

Mac에서의 화상 통화

같은 방식에 통화 소리가 더해집니다.

1. Mac에서 통화에 맞는 템플릿으로 세션을 시작합니다.
2. 다른 참가자의 목소리가 들리도록 ‘시스템’을 켜고, macOS가 요청하면 ‘화면 및 시스템 오디오 녹음’을 허용합니다.
3. 시작하기 전에 통화 참가자들에게 AI 어시스턴트가 받아쓰고 있다고 알립니다.
4. 누군가 슬라이드를 공유하면 ‘디스플레이’로 그 창을 고르고, 묻고 싶은 슬라이드가 떴을 때 ‘스크린샷’을 클릭합니다. 캡처한 이미지는 곧바로 어시스턴트에게 갑니다.
5. 앱 창을 통화 옆에 열어 두고, 통화가 시작되면 ‘세션 시작’을, 통화를 끊으면 ‘세션 종료’를 클릭합니다.

통화에 아무것도 들어오지 않으니, 직접 말해야 합니다

아무도 들어오는 것을 보지 못하는 어시스턴트에는 이면이 있습니다. 참가자 목록의 봇은 스스로를 드러내고, 회의 플랫폼의 자체 녹화는 대개 모두에게 알립니다. 내 기기의 세션은 둘 다 하지 않습니다. 내가 말하지 않으면 방 안에서도 통화에서도 AI가 듣고 있다는 것을 아무도 모릅니다.

그러니 ‘시작’을 탭하기 전, 처음에 말하세요. “제대로 듣고 싶어서 AI 어시스턴트로 받아쓰려고 하는데, 모두 괜찮으신가요?” 누군가 싫다고 하면 세션을 시작하지 마세요. 모든 사람의 동의를 법으로 요구하는 곳도 있고, 자체 정책이 있는 직장도 많습니다. 다른 사람의 대화를 녹음하고 받아쓰는 방법에 관한 가이드에서 무엇을 말할지, 규칙이 어떤지 설명합니다.

Mac의 ‘녹화’는 고른 화면이나 창을 소리와 함께 동영상으로 남기므로, 더더욱 그렇습니다.

클라우드 세션에서는 음성이 기기에서 OpenAI의 Realtime API로 바로 전송됩니다. 세션은 클라우드 동기화 없이 기기에 저장되며, Arte Soft의 서버는 음성, 기록, 답변을 전혀 받지 않습니다. 음성이 방 밖으로 전혀 나가면 안 되는 회의라면, Apple 실리콘 Mac에서 ‘설정’에서 한 번 내려받은 모델로 로컬 세션을 실행할 수 있습니다.

회의가 끝난 뒤가 아니라, 회의 중에 돕습니다

회의가 끝나면 회의록을 이메일로 보내 주는 서비스가 아닙니다. 요약이나 회의록을 스스로 쓰지 않고, 녹음을 나중에 받아쓰지도 않습니다. 세션이 실행되는 동안 작동하며, 그 가치는 사람들이 방을 나서기 전에 던질 수 있는 질문에 있습니다.

‘AI에게 물어보거나 컨텍스트 붙여넣기...’라고 적힌 입력란에 입력해서 아무도 방해하지 않고 묻거나, 내가 말할 차례에 소리 내어 물으세요. 끝나갈 무렵 결정 사항에 대한 답을 방 안의 사람들에게 읽어 주세요. 틀렸다면 누군가 그 자리에서 고쳐 줍니다. 수정 비용이 가장 적게 드는 순간입니다.

마지막 10분에 잘 통하는 질문:

• “날짜는 어떻게 정했지?”
• “계약서는 누가, 언제까지 보내기로 했지?”
• “아직 안 정해진 건 뭐야?”
• “두 번째 현장에 대해 나온 수치가 얼마였지?”

회의가 끝난 뒤, 그리고 이것이 아닌 것

해야 할 일은 내가 작업으로 만들 때 작업이 됩니다. ‘결과’에서 ‘작업 생성’으로, 상태, 우선순위, 날짜, 댓글과 함께. AI가 스스로 작업을 만들지는 않습니다. 내보내기나 공유 버튼은 없으니, 결정 사항을 이메일에 넣으려면 답변의 텍스트를 선택해 복사하세요. 나중에 ‘세션 검색’으로 제목, 주제, 마지막 메시지로 회의를 찾을 수 있고, Mac에서는 ‘메모’에 모든 질문과 답이 검색 가능한 목록 하나로 모입니다.

기록이 무엇인지 분명히 해 두세요. 넓은 방에 기기 하나로는 먼 끝의 작은 목소리를 놓칠 수 있고, 두 사람이 동시에 말하면 섞여 나옵니다. 내가 쓰는 작업용 기록이지, 공인 회의록이나 증거가 아닙니다. 공식 기록이 필요한 회의라면 여전히 누군가 작성하고 승인해야 합니다.