AI 會議助理：不必讓機器人加入通話

為什麼通話裡的機器人不適合很多會議

很多會議助理的運作方式，是以自己的身分加入視訊通話。這會帶來一些後果。得有人邀請它，主辦人的設定或公司的 IT 規定可能把它擋在外面，而通話中的每個人都會在名單上看到多了一個名字。

機器人也需要一場通話才能加入。很多最需要記錄的會議發生在實體空間：現場勘查、在客戶辦公室開會、一家人坐下來和律師談、圍著桌子的規劃會議。那裡沒有通話可以讓任何東西加入。

另一種做法，是像做筆記的人那樣聽：從房間裡的裝置，或從正在跑通話的電腦上。

它改用什麼方式聽

在 iPhone、iPad 和 Mac 上，工作階段透過裝置的麥克風收聽。把裝置放在桌子中央，它就能聽到整個房間。不連接任何會議服務，也不需要任何邀請。

在 Mac 上還有第二個來源。「系統」會開啟系統音訊——Mac 本身播放的聲音，在視訊通話中就是其他參與者。第一次使用時，macOS 會要求「螢幕與系統錄音」權限；沒有它，App 就聽不到通話。因為 App 聽的是聲音，而不是連接會議服務，所以通話用的是哪個 App 都沒關係。

iPhone 和 iPad 沒有系統音訊。工作階段聽到的是麥克風聽到的內容，所以戴耳機的通話，請用 Mac。

實體會議，逐步說明

在會議開始前一分鐘做，不要在會議中途。

1. 選擇這場會議所屬的專案，用合適的範本開始工作階段：決策會議、衝刺計劃、每日站立會議、客戶需求挖掘等。範本會為這類對話給助理一個角色和指示。
2. 把「細節等級」設為「簡潔」。開會時你只是瞄一眼螢幕，不是在讀長文。
3. 用一句話告訴大家，會有 AI 助理轉錄這場會議，並等大家回應。
4. 把裝置平放在桌子中央——不要放在最少說話的人面前，也不要放在筆電螢幕後面。
5. 在討論開始前點一下「開始」。工作階段開始前說的話不會被轉錄。
6. 讓螢幕一直亮到最後：App 一進入背景或螢幕一鎖定，即時工作階段就會結束。長時間的會議就插著電。
7. 會議結束時點一下「結束」。

Mac 上的視訊通話

同樣的做法，再加上通話的音訊。

1. 在 Mac 上，用適合這次通話的範本開始工作階段。
2. 開啟「系統」，讓 App 聽得到其他參與者，macOS 詢問時允許「螢幕與系統錄音」。
3. 開始之前，告訴通話中的人有 AI 助理在轉錄。
4. 如果有人分享投影片，就用「顯示器」選擇他們的視窗，等你想問的那張投影片出現時按一下「截圖」。擷取的畫面會立刻傳給助理。
5. 讓 App 的視窗開在通話旁邊，通話開始時按一下「開始工作階段」，掛斷時按「結束工作階段」。

沒有東西加入通話，所以你得自己說

一個沒人看到它進來的助理，也有另一面。參與者名單上的機器人會自己表明身分，會議平台本身的錄影通常也會通知所有人。你裝置上的工作階段兩者都不會。除非你告訴大家，否則房間裡或通話中沒有人知道有 AI 在聽。

所以在點「開始」之前，一開始就告訴大家：「我用 AI 助理轉錄這場會議，這樣我可以專心聽——大家都 OK 嗎？」如果有人說不，就不要開始工作階段。有些地方的法律要求所有人同意，很多職場也有自己的規定。關於錄製和轉錄他人對話的指南會說明該說什麼，以及規定大致如何。

Mac 上的「錄製」更是如此，它會連同聲音，把選定的螢幕或視窗錄成影片。

在雲端工作階段中，音訊從裝置直接傳送到 OpenAI 的 Realtime API。工作階段儲存在你的裝置上，沒有雲端同步，Arte Soft 的伺服器從不接收音訊、逐字稿或回答。如果會議的音訊完全不該離開房間，搭載 Apple silicon 的 Mac 可以用在「設定」中下載一次的模型執行本機工作階段。

它在會議中幫忙，不是會後

這不是會議結束後寄會議記錄給你的服務。它不會自己寫摘要或會議記錄，也不會事後轉錄錄音檔。它在工作階段執行時運作，價值在於大家離開會議室之前，你能問的那些問題。

在「詢問 AI 或貼上上下文...」輸入框打字提問，就不會打斷任何人；或輪到你發言時出聲問。接近尾聲時，把關於決定的回答念給大家聽：如果不對，當場就會有人更正，那是更正成本最低的時刻。

最後十分鐘很好用的問題：

• 「我們對日期的決定是什麼？」
• 「誰說要寄合約，什麼時候之前？」
• 「還有哪些懸而未決？」
• 「第二個地點提到的數字是多少？」

會議之後，以及它不是什麼

需要做的事，要你把它變成任務，它才會變成任務：在「結果」中用「創建任務」，設定狀態、優先順序、日期和留言。AI 不會自己建立任務。沒有匯出或分享按鈕；要把某個決定放進電子郵件，就選取回答中的文字拷貝。之後，「搜尋工作階段」可以用標題、主題或最後一則訊息找到這場會議；在 Mac 上，「筆記」把每個問題和回答集中在一個可搜尋的列表裡。

要清楚逐字稿是什麼。大會議室裡的一台裝置，可能漏掉遠端那個小聲的人，兩個人同時說話也會混在一起。它是給你用的工作紀錄，不是經認證的會議記錄或證據。需要正式紀錄的會議，仍然得有人撰寫並核准。